PDF là định dạng file văn bản ngày càng trở nên phổ biến vì những ưu điểm về khả năng bảo mật, chất lượng cũng như dung lượng… 2 công cụ dưới đây có thể giúp bạn xử lý và sử dụng những file văn bản định dạng PDF dễ dàng và thuận tiện hơn.

Chuyển đổi định dạng file PDF

PDFZilla là ứng dụng xử lý file PDF mạnh mẽ, cho phép nhanh chóng chuyển đổi định dạng PDF sang các định dạng khác có thể dễ dàng chỉnh sửa và trích xuất nội dung như doc, txt, rtf… hay thậm chí chuyển sang định dạng ảnh, website (HTML), và cả định dạng Flash (SWF).

Download phần mềm tại đây.

Mặc định, bản dùng thử của phần mềm chỉ cho phép chuyển đổi tối đa 8 file, còn bản đầy đủ có giá 29.95USD.

Hiện nay, hãng phần mềm PDFZilla đang có chương trình khuyến mãi, cung cấp mã bản quyền của phần mềm hoàn toàn miễn phí.

Sau khi cài đặt, kích hoạt phần mềm. Từ giao diện chính, chọn Register.

Từ hộp thoại hiện ra, điền đoạn mã: 8061822TWDV6YUK và nhấn nút OK để kích hoạt bản quyền đầy đủ của phần mềm.

Khởi động lại phần mềm và bắt đầu sử dụng mà không còn gặp phải giới hạn nào về tính năng cũng như số lượng file có thể chuyển đổi.

Từ giao diện chính, chọn kiểu chuyển đổi mà bạn muốn sử dụng:

- PDF to Word converter: chuyển đổi từ PDF sang file doc của Word để có thể chỉnh sửa. Những định dạng trong file PDF như hình ảnh, kiểu chữ, màu chữ… vẫn được giữ nguyên.

- PDF to Image Converter: chuyển đổi từ PDF sang định dạng hình ảnh. Hình ảnh có thể dễ dàng chia sẻ và xem ở tất cả các máy tính mà không cần phải cài đặt thêm phần mềm nào. Với cách thức chuyển đổi này, mỗi trang của file PDF sẽ chuyển thành 1 hình ảnh riêng biệt.

- PDF to TXT Converter: chuyển sang định dạng file văn bản đơn thuần, chỉ giữ nguyên nội dung văn bản mà không giữ lại định dạng văn bản cũng như hình ảnh.

- PDF to HTML Converter: chuyển sang định dạng website. Sau khi chuyển đổi, bạn có thể upload website này lên một server nào đó để chia sẻ dưới dạng trang web.

- PDF to SWF Converter: chuyển sang định dạng Flash. Sau khi chuyển đổi, file Flash sẽ trình chiếu các trang của file PDF dưới dạng slide (lần lượt từng trang). Mở file Flash bằng trình duyệt web để xem nội dung.
Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng để chọn chức năng tương ứng. Tuy nhiên, chúng ta thường chuyển file PDF sang định dạng word để có thể dễ dàng chỉnh sửa và trich xuất nội dung.

Dưới đây sẽ hướng dẫn cách thức chuyển file PDF sang định dạng Word. Những cách thức chuyển đổi còn lại tiến hành tương tự.

- Chọn PDF to Word để bắt đầu quá trình chuyển đổi. Từ giao diện mới hiện ra, nhấn biểu tượng dấu + để thêm vào File hoặc thư mục cần chuyển đổi vào danh sách.

- Tại mục Output Format ở menu bên phải, có thể chọn định dạng của file để xuất ra. Cụ thể ở đây là định dạng file Word (.doc). Bạn có thể chọn để chuyển thành những định dạng khác như file ảnh (jpg), file Flash (swf)… nếu muốn. Tương tự như danh sách các chức năng chuyển đổi đã liệt kê ở trên.

- Tại mục Options, có thể chọn để chuyển đổi toàn bộ nội dung của file PDF, hoặc chỉ định để chuyển đổi một vài trang nhất định.

+ First page to convert: trang đầu tiên để bắt đầu chuyển đổi. (mặc định bắt đầu từ trang 1).

+ Last page to convert: trang cuối cùng để kết thúc chuyển đổi. (mặc định là All Pages – toàn bộ).

- Mục Output Folder cho phép chọn thư mục để lưu file sau khi chuyển đổi.

- Nhấn nút Start Converting Now để quá trình chuyển đổi định dạng diễn ra. Sau khi quá trình này kết thúc, cửa sổ thư mục chứa file sau khi chuyển đổi hiện ra để thông báo cho người dùng được biết và sử dụng.

Lưu ý: trong trường hợp bị lỗi font chữ, hãy tìm và download kiểu font còn thiếu để cài đặt thêm trên hệ thống. Tham khảo cách thức cài đặt font chữ đã được Dân Trí giới thiệu tại đây.

Đặt mật khẩu cho file PDF:

Nếu có một file PDF chứa nội dung riêng tư hoặc bí mật, đặt mật khẩu bảo vệ là cách thức hữu hiệu để tránh nội dung bên trong bị người khác sử dụng một cách trái phép.

PDFProtect là dịch vụ trực tuyến, cho phép người dùng nhanh chóng và dễ dàng đặt mật khẩu để bảo vệ file PDF mong muốn.

Để thực hiện điều này, truy cập vào đây, nhấn nút Browser để chọn file cần bảo vệ. Điền và xác nhận mật khẩu ở 2 khung bên dưới.

Chọn chế độ mã hóa mật khẩu. Nên chọn chế độ High để được bảo vệ tốt hơn. Cuối cùng nhấn Protect để quá trình upload và mã hóa file PDF diễn ra.

Sau khi quá trình này kết thúc, trang web sẽ cho phép download file PDF đã được bảo vệ về máy tính của mình. Từ nay, mỗi khi mở file PDF này, người dùng sẽ được yêu cầu điên mật khẩu xác nhận trước khi có thể xem nội dung bên trong.

Bây giờ, bạn nên xóa đi file PDF gốc chưa được bảo vệ để đảm bảo an toàn.

Trên đây là 2 công cụ hữu ích, có thể giúp bạn thao tác và sử dụng file định dạng PDF dễ dàng và thuận tiện hơn.

H.T (st)