HTML clipboard
Phần mềm PowerPoint của hãng
Microsoft đã rất phổ biến với người dùng Việt Nam. Đặc biệt với những người hay
phải thuyết trình, giảng dạy bằng PowerPoint. Dưới đây xin giới thiệu các mẹo
giúp bạn sử dụng chuyên nghiệp Microsoft PowerPoint 2003.
1. Sử dụng các mẫu PowerPoint
sẵn có của Microsoft để tận dụng các thiết kế chuyên nghiệp (Microsoft
PowerPoint templates).
Các mẫu thiết kế sẵn này ngoài
việc có các trang trí đồ hoạ chuyên nghiệp, nó còn đã được định nghĩa các font
chữ, căn lề, số trang, ngày tháng,….
Cách chọn các template này như
sau: Từ menu của Microsoft PowerPoint 2003 Chọn Format Chọn Slide Design… Bên
phía tay phải của Microsoft PowerPoint 2003 sẽ xuất hiện các mẫu thiết kế sẵn và
bạn có thể chọn bất kỳ mẫu nào hợp với nội dung trình bày của bạn.
Phía dưới cùng của các
template này có 2 ô vuông đặc biệt sau (xem hình).
- Additional Design Templates:
Đây là chức năng cho phép bạn thêm các template vào thư viện template sẵn có của
PowerPoint. Các template này bạn có thể có từ nguồn download trên mạng internet
hoặc copy từ máy tính khác.
- Design Templates on
Microsoft Office Online: Chức năng này cho phép bạn tìm và lấy thêm các mẫu
PowerPoint nữa trên website của Microsoft.
Sau khi chọn được một template
nào đó để dùng rồi, bạn vẫn có thể chỉnh sửa nó cho hoàn toàn thích hợp với yêu
cầu của mình. Cách làm như sau:
Từ menu của Microsoft
PowerPoint 2003 Chọn View Chọn Master Chọn Slide Master. Lúc này PowerPoint sẽ
hiện ra các thiết kế gốc của template. Từ đây bạn có thể chỉnh sửa mọi thứ trong
template này và khi kết thúc, bạn ấn nút Close Master View trên thanh Slide
Master View.
Kết quả chỉnh sửa này sẽ được
áp dụng cho tất cả các slide hiện có các cho các Slide tạo mới.
2. Sử dụng các hiệu ứng hoạt hình (Animation)
Một bài thuyết trình tốt ngoài
việc có các hình ảnh minh hoạ trực quan thì việc mô tả các quy trình bằng các
chuyển động, âm thanh, kỹ xảo hình ảnh (được gọi chung là Animation) cũng có tác
dụng tốt cho người xem.
Để thiết lập một đối tượng
trong Silde của bạn có thể chuyển động hoạt hình theo ý muốn. Bạn trỏ phải vào
đối tượng đó Chọn Custom Animation.
Bên tay phải màn hình sẽ xuất
hiện hộp thoại để bạn có thể thêm các hiệu ứng hoạt hình cho đối tượng này. Ấn
nút Add Effect Chọn các hiệu ứng (Nhấp nháy, bay từ trái sang phải, rơi từ trên
xuống dưới,…).
3. Lưu các font chữ sử dụng
trong Slide của bạn đi theo file PowerPoint
Việc này rất hữu ích khi Slide
của bạn có soạn thảo bằng các font chữ không phổ biến (TCVN, VNI, font thư
pháp,…), nó giúp bạn khi mang file PowerPoint này đến một máy tính khác trình
diễn mà máy này không có các font đó Slide của bạn vẫn hiển thị được nội dung
như mong muốn.
Cách làm: Khi soạn thảo Slide
xong, trên menu File của PowerPoint Chọn Save as. Tại hộp thoại Save as, chọn
Tools (bên tay phải, phía trên cùng), Chọn Save Option…
Hộp thoại mới mở ra và phía
dưới cùng có lựa chọn Embed Truetype fonts. Sau khi lựa chọn ô này, bạn tiếp tục
chọn một trong hai lựa chọn phía dưới:
- Embeb characters in use only
(best for reducing file size): Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các font cần để
hiển thị Slide cho bạn, nhưng người dùng không soạn thảo, thay đổi các chữ có sử
dụng các font đặc biệt này được. Ngược lại nó giúp kích cỡ file PowerPoint nhỏ
gọn.
- Embeb all characters (best
for editing by others): Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các font cần để hiển
thị Slide cho bạn và cho phép người dùng có thể soạn thảo, thay đổi các chữ có
sử dụng các font chữ này. Ngược lại nó làm kích cỡ file PowerPoint lớn lên khá
nhiều.
4. Chèn các đoạn video, ảnh,…
vào Slide
Nếu bạn muốn trình diễn một
đoạn video trong bài thuyết trình của mình thì nên làm theo cách sau: Từ menu
Insert của PowerPoint Chọn Movies and Sounds Chọn Movie from file Từ đây bạn có
thể chọn file video nào bạn muốn chèn vào Slide.
Cách chèn ảnh, âm thanh vào
Slide tương tự như trên.
5. Sử dụng các phím tắt một
cách hữu dụng
- Chuyển đổi chữ hoa chữ
thường nhanh: Bôi đen những ký tự cần chuyển đổi và nhấn đồng thời Shift+F3
- Tắt màn hình trình diễn tạm thời: Ấn phím B Màn hình đen: Ấn lại phím B Màn
hình trở về bình thường. Tương tự ấn phím W Màn hình trắng: Ấn lại phím W Màn
hình trở về bình thường.
- Ấn phím F5 để bắt đầu trình
diễn Slide. Muốn trình diễn Slide hiện tại, ấn đồng thời Shift+F5.
- Để quay về Slide đầu tiên:
Ấn 1 + Enter .
- Để nhảy tới Slide nào đó: Ấn
số slide cần nhảy tới + Enter.
Lam Kiều (st)