(BTN) - Thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg, ngày 23.3.2006 về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước và Quyết định số 679/QĐ-UBND ngày 29.3.2011 của UBND tỉnh Tây Ninh về việc ban hành Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng bộ tỉnh lần thứ IX “Về cải cách hành chính giai đoạn 2011 - 2015”, Sở Thông tin và Truyền thông Tây Ninh đã xây dựng thành công sản phẩm “Hệ thống thông tin phần mềm họp không giấy”; đồng thời tham mưu UBND tỉnh ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định việc quản lý, vận hành hệ thống để đưa vào áp dụng rộng rãi trong hoạt động của cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Trước khi đưa phần mềm họp không giấy vào ứng dụng, UBND tỉnh đã chỉ đạo cho Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện việc phát hành giấy mời và tài liệu họp thông qua hệ thống thư điện tử của tỉnh và phần mềm quản lý hồ sơ văn bản nhưng không khả thi. Bởi vì không thể kiểm soát được đơn vị được mời họp có đăng nhập vào hệ thống để lấy tài liệu hay không, bên cạnh đó, phần mềm quản lý hồ sơ văn bản chưa được triển khai cho tất cả các cơ quan Nhà nước và các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng nên không thể liên thông với phần mềm đang sử dụng tại Văn phòng UBND tỉnh.

Trước yêu cầu cấp thiết về cải cách hành chính, cán bộ và chuyên viên Sở Thông tin và Truyền thông Tây Ninh đã nỗ lực nghiên cứu giải pháp và xây dựng phần mềm họp không giấy để khắc phục khuyết điểm trên và đưa vào triển khai, vận hành. Sau khi đưa vào ứng dụng, phần mềm này đã thể hiện được các ưu điểm. Trước tiên là phần mềm đảm bảo nhanh chóng và tiết kiệm, chỉ cần triển khai tập trung tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh là tiến hành vận hành ngay, thời gian triển khai ngắn, các thao tác khai thác dễ dàng, thuận tiện, không cần phải tập huấn sử dụng.

Sản phẩm tương thích với các loại trình duyệt và các loại thiết bị tin học thông dụng như: Máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại thông minh. Cho phép phát hành giấy mời họp, tài liệu họp dưới dạng số hoá thông qua mạng internet nhưng vẫn đảm bảo được yêu cầu về an toàn, an ninh thông tin.

Phần mềm họp không giấy cũng có ưu điểm là danh sách chi tiết các cuộc họp thể hiện thông tin trực quan, không cần đăng nhập vẫn xem được thông tin về cuộc họp và thành phần tham dự; cho phép xem thông tin các cuộc họp trong ngày, cuộc họp đã xong và cuộc họp sắp tới; cho phép tra cứu các cuộc họp trên giao diện lịch tháng một cách dễ dàng.

Đến nay, phần mềm họp không giấy đã được đưa vào thực hiện tại 12 đơn vị trên địa bàn tỉnh Tây Ninh, gồm: Văn phòng Đoàn ĐBQH-HĐND tỉnh; Văn phòng UBND tỉnh; 9 Văn phòng HĐND-UBND các huyện, Thị xã và Sở Giáo dục và Đào tạo.

Sau thời gian ứng dụng, phần mềm họp không giấy đã mang lại những lợi ích kinh tế cụ thể, góp phần tiết kiệm chi phí về: năng lượng điện dùng cho máy in, máy photocopy; giấy dùng để in, phong bì để đựng tài liệu; cước phí bưu chính, đối với các cuộc họp khẩn cấp còn giảm được khoản chi phí rất lớn cho cước phí hoả tốc hẹn giờ; giảm chi phí sửa chữa thiết bị (máy tính, máy in, máy photocopy...).

Ngoài ra, việc thực hiện giải pháp này sẽ giảm tối thiểu thời gian phát hành giấy mời và tài liệu cuộc họp. Trong thời gian cuộc họp diễn ra, có thể cập nhật bổ sung các tài liệu liên quan kịp thời để các đại biểu dự họp tham khảo ngay mà không cần phải chờ đợi cung cấp các bản sao bằng giấy.

Phần mềm họp không giấy thực sự là một sản phẩm “xanh” cho môi trường, bởi vì giải pháp này đã giúp tiêu thụ ít năng lượng, giảm bớt chất thải vào môi trường.

Lê Toàn