Email quan trọng như cơ sở dữ liệu

Khởi nguồn là một công cụ giao tiếp thuận tiện và phát triển xa vượt khỏi mong đợi của mọi người, email đã tiến hóa để trở thành một kho chứa thông tin quan trọng cần được quản lý, bảo vệ và tạo khả năng truy cập. Vào tháng 7 năm 2009, IDG Research đã khảo sát các nhà điều hành DN và CNTT về tình trạng quản lý email trong nội bộ công ty họ, hơn 80% nói rằng email bị ngưng trệ sẽ gây ảnh hưởng lớn (hoặc trầm trọng) đến hiệu quả hoạt động. Nó được đánh giá gần ngang với mất khả năng truy cập cơ sở dữ liệu hay hệ thống giao dịch.

Nhưng sự tiến hóa của email dẫn đến chi phí tăng vọt – cả phần cứng (nguồn lực CNTT và kho lưu trữ) lẫn phần mềm (duy trì sự tuân thủ và tính liên tục trong kinh doanh). Chỉ phân nửa các công ty được khảo sát cảm thấy các giải pháp quản lý email hiện tại của họ có hiệu quả cao trong việc giải quyết những thử thách này. Các công ty đang cân nhắc khả năng sử dụng DV quản lý email hoàn toàn từ bên ngoài.

Các nhà điều hành phải đối mặt với những thử thách từ email

Mối lo về chi phí đang lèo lái những cố gắng lao đầu vào câu hỏi hóc búa về việc quản lý email. Hơn 70% số người tham gia khảo sát cho biết tổ chức CNTT của họ được yêu cầu tìm kiếm phương thức quản lý email ít hao tốn hơn. Hơn phân nửa số họ nhận được thời hạn: trong vòng 12 tháng.

Nhưng chi phí không phải là thử thách duy nhất mà những người tham gia khảo sát phải đối mặt:

• 42% - có thể do sáp nhập, mua lại công ty, hoặc những quyết định khác – phải khó khăn chống chọi với nhiều công nghệ quản lý email chồng chéo nhau.

• 44% lo lắng về hiệu quả của giải pháp quản lý email hiện tại của họ trong việc phục hồi thiệt hại.

• 42% lo lắng về hiệu quả của nó trong việc giữ tính liên tục trong kinh doanh.

• 38% lo lắng về hiệu quả của nó trong tuân thủ những luật lệ của liên bang, chính quyền hay của ngành công nghiệp.

Giải quyết vấn đề

Đáng tiếc là nhiều nhà quản trị vẫn chưa biết đến những lựa chọn có sẵn để giải quyết vấn đề. Trong khảo sát, những người tham gia được hỏi về xu hướng của họ trong việc sử dụng giải pháp dựa trên hệ “đám mây” để quản lý email và các kết quả cho thấy một sự tăng vọt trong việc thuê ngoài. Chỉ có 12% đã thực hiện biện pháp này, còn 38% nói rằng họ sẽ theo đuổi giải pháp dựa trên “đám mây” (34% nói rằng họ có thể triển khai trong vòng 12 tháng tới).

Nhóm này trông đợi một số lợi ích về chi phí và hiệu quả từ việc sử dụng giải pháp thuê máy chủ cho lưu trữ email, bao gồm:

• Gánh nặng về nguồn lực được giảm nhẹ (61%)

• Gánh nặng về nhân viên CNTT được giảm nhẹ (54%)

• Qui mô (53%)

Quan trọng hơn nữa, các giải pháp quản lý email dựa trên “đám mây” có thể đáp ứng những mối quan tâm của các nhà điều hành trong nhiều lĩnh vực hoạt động: Tài chính (bằng cách đổi phí vốn thành phí hoạt động); Tuân thủ qui định (bằng cách cải thiện việc quản lý rủi ro); Quản lý hồ sơ (bằng cách bảo đảm giữ lại các hồ sơ email); Điều hành (bằng cách nâng cao tính hiệu quả chung); Công nghệ thông tin (bằng cách giảm gánh nặng hành chính).

Những giải pháp quản lý email dựa trên “đám mây” có thể đáp ứng nhiều mối quan tâm. Chúng đưa ra chi phí hoạt động ổn định, giúp duy trì tính hiệu quả và đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh.

Lam Kiều (st)