Hoạt động chứng thực tại UBND xã Thái Bình, Châu Thành.

Hoạt động công chứng, chứng thực từ lâu đã trở thành một công cụ giúp cho Nhà nước có thể nắm bắt tình hình giao kết hợp đồng, giao dịch, bảo đảm an toàn pháp lý cũng như nắm bắt được tình hình chứng thực các loại việc khác, phục vụ cho yêu cầu quản lý Nhà nước ngày càng phổ biến tốt hơn.

DỊCH VỤ CÔNG NGÀY CÀNG PHỔ BIẾN

Theo thống kê của UBND xã Thái Bình, huyện Châu Thành, trong năm 2017, số lượng người dân trên địa bàn xã có nhu cầu chứng thực giấy tờ khá cao. Cụ thể, có 474 trường hợp chứng thực chữ ký, 2.979 trường hợp chứng thực bản sao từ bản chính và 165 trường hợp thực hiện chứng thực hợp đồng giao dịch.

Từ đó, có thể thấy hoạt động chứng thực, công chứng giấy tờ là nhu cầu thiết yếu của người dân, nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại.   

Tuy nhiên, việc sử dụng hoạt động công chứng hay chứng thực lại là vấn đề mà nhiều người phải… cân nhắc. Theo quy định, thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày, trừ trường hợp tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ, hoặc trừ trường hợp quy định khác của Nghị định 23/2017/NÐ-CP.

Thực tế cho thấy, việc chứng thực giấy tờ tại các xã không phải là không có trường hợp phải chờ sang ngày hôm sau mới được giải quyết, vì lãnh đạo cấp xã ký giấy tờ bận đi công tác, đi họp… Trong khi đó, tại các cơ quan bổ trợ tư pháp, công chứng viên luôn giải quyết công việc tại chỗ, không để người dân chờ đợi quá lâu.

Ngoài ra, đa phần hồ sơ chứng thực ở xã, phường, thị trấn chỉ mang tính chất là chứng nhận sự việc, trong khi công chứng lại bảo đảm nội dung của hợp đồng, giao dịch; công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó. Các hợp đồng, giao dịch được công chứng sẽ bảo đảm tính hợp pháp và giảm thiểu được nhiều rủi ro. Vì thế, hiện nay, công chứng được khá nhiều người dân chọn sử dụng. 

Chị Phương Diệu, người dân phường 3, TP.Tây Ninh chia sẻ, chị đã đến một phòng công chứng trên địa bàn TP. Tây Ninh để làm thủ tục uỷ quyền sang nhượng đất cho một thành viên khác trong gia đình. Tại đây, chị được các công chứng viên và nhân viên hướng dẫn cụ thể các bước làm thủ tục theo đúng quy trình.

Chỉ mất khoảng 20 phút chị đã hoàn thiện các thủ tục cần thiết. Chị cho biết, chị rất ít khi đi làm thủ tục giấy tờ. Khi đến phòng công chứng được hướng dẫn cụ thể, đúng trình tự thủ tục theo quy định nên hồ sơ hoàn thành khá nhanh và rất an tâm.

Tuy việc công chứng, chứng thực giấy tờ diễn ra khá phổ biến và có quan hệ mật thiết với đời sống con người, nhưng trong giao dịch dân sự hiện nay, tình trạng nhầm lẫn giữa công chứng và chứng thực vẫn thường xuyên diễn ra. Thậm chí, có rất nhiều người dân vẫn “mặc định” là có việc thì phải đến UBND xã để công chứng giấy tờ. Có không ít người cho rằng, việc công chứng và chứng thực chỉ là một, nhưng thực chất đây là hai hoạt động hoàn toàn khác nhau.

PHÂN BIỆT RA SAO?

Trao đổi về vấn đề này, đại diện Sở Tư pháp cho biết, công chứng và chứng thực là hai khái niệm khác nhau, cần có sự phân biệt rõ ràng để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp cho các bên khi tham gia các giao dịch và bảo đảm an toàn cho quản lý Nhà nước.

Theo Luật Công chứng năm 2014, công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản; tính hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Trong khi đó, chứng thực được hiểu là hoạt động của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về cấp bản sao từ bản gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch theo trình tự, thủ tục do pháp luật quy định.

Không chỉ có sự khác nhau về khái niệm, công chứng và chứng thực còn có sự phân biệt rõ rệt về cơ quan thực hiện. Ðối với công chứng hợp đồng, giao dịch sẽ do cơ quan bổ trợ tư pháp thực hiện như phòng công chứng, văn phòng công chứng.

Hiện nay, trên địa bàn tỉnh có tất cả 12 tổ chức hành nghề công chứng, trong đó có 3 phòng và 9 văn phòng công chứng. Còn việc chứng thực chủ yếu do cơ quan Nhà nước thực hiện như phòng tư pháp; UBND xã, phường; cơ quan đại diện ngoại giao... Tuỳ từng loại giấy tờ, việc chứng thực sẽ thực hiện ở các cơ quan khác nhau.

 Về người thực hiện, nếu công chứng là hoạt động do công chứng viên thực hiện (công chứng viên là những người đáp ứng được đầy đủ điều kiện về trình độ pháp lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, thâm niên công tác… do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm, miễn nhiệm), việc chứng thực sẽ do trưởng phòng, phó trưởng phòng của phòng tư pháp hoặc chủ tịch, phó chủ tịch UBND cấp xã thực hiện.

Trách nhiệm của người thực hiện việc chứng thực và công chứng cũng hoàn toàn khác nhau. Ðối với việc công chứng, công chứng viên phải chịu trách nhiệm về tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch được công chứng (chịu trách nhiệm về mặt nội dung) và chịu trách nhiệm cá nhân cả đời về việc mà họ đã công chứng.

Riêng đối với người thực hiện việc chứng thực, sẽ chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Lưu ý, người thực hiện chứng thực sẽ không chịu trách nhiệm về nội dung của hợp đồng, giao dịch được chứng thực (trừ trường hợp người thực hiện chứng thực biết rõ ràng là hợp đồng, giao dịch đó trái pháp luật).

Ngoài ra, Nghị định số 23/2015/NÐ-CP của Chính phủ quy định thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch khá đơn giản. Cụ thể, xuất trình hồ sơ hợp lệ (người yêu cầu chứng thực nộp một bộ hồ sơ, trong đó, có dự thảo hợp đồng, giao dịch cần chứng thực); kiểm tra hồ sơ (người thực hiện chứng thực tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ); thực hiện chứng thực (người thực hiện chứng thực yêu cầu các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt mình, ghi lời chứng, ký tên đóng dấu); và trả kết quả chứng thực, thu lệ phí chứng thực.

Còn thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch được quy định tại Ðiều 40, 41 của Luật Công chứng, gồm có hai loại: hợp đồng, giao dịch do người yêu cầu công chứng tự soạn thảo và hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo. Cụ thể, người yêu cầu công chứng lập một bộ hồ sơ, trong đó có dự thảo hợp đồng, giao dịch cần chứng thực. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng.

Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng. Công chứng viên ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Trả kết quả công chứng, thu phí công chứng.

Ðồng thời, mức thu lệ phí chứng thực được quy định gồm 3 loại: phí chứng thực bản sao từ bản chính, phí chứng thực chữ ký và phí chứng thực hợp đồng, giao dịch. Còn việc công chứng hợp đồng, mức phí công chứng được thu trên cơ sở giá trị tài sản, giá trị khoản vay hoặc giá trị của hợp đồng.

Hy vọng, với những điểm khác biệt cơ bản trên, người dân có thể phân biệt được sự khác nhau giữa hoạt động công chứng và chứng thực, tránh nhầm lẫn.  

PHƯƠNG THẢO - THIÊN DI