Hiện nay công ty chúng ta đang từng bước vi tính hóa hoạt động của công ty nhằm tăng hiệu quả. Nhằm cung cấp thêm thông tin để lãnh đạo và CB-CNV công ty hiểu rõ hơn về ích lợi của việc vi tính hóa hoạt động công ty , được sư giúp đỡ của anh Trần Quang Hà, Giám đốc QMS tại Việt Nam, Ban biên tập Bản tin nội bộ kỳ này đăng bài viết này của anh Trần Quang Hà viết riêng cho Bản tin nội bộ của công ty DESCON. Thông tin là sự phản ánh tri thức và hiểu biết, có vai trò vô cùng to lớn trong hoạt động của con người. Thông tin kinh tế là các thông tin tồn tại và vận động trong các tổ chức kinh tế và các doanh nghiệp nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của chủ thể đó. Nó được xem như huyết mạch của các doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế. Thông qua quản lý thông tin kinh tế chúng ta có thể đánh giá chính xác về nhịp sống kinh tế và qui mô phát triển của các doanh nghiệp, cũng như triển vọng và nguy cơ tiềm ẩn của các doanh nghiệp. Lịch sử phát triển của quá trình xử lý thông tin kinh tế trải qua tất cả là ba giai đoạn từ mức độ thấp đến mức độ cao, từ xử lý thủ công đến xử lý cơ giới bằng các loại máy tính cơ học và cuối cùng là hệ thống xử lý thông tin kinh tế tin học hóa đồng bộ. Giai đoạn thứ ba là giai đoạn phát triển cao nhất của quá trình xử lý thông tin kinh tế, người ta xây dựng một hệ thống tin học hóa đồng bộ thay thế hoàn toàn hệ thống xử lý thông tin thủ công trước đây. Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS) là hệ thống thông tin tin học hóa đồng bộ có chức năng thu thập, xử lý và truyền đạt mọi thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin trong guồng máy quản lý. Tài nguyên cấu thành hệ thống thông tin quản lý bao gồm các tài nguyên phần mềm (software); tài nguyên nhân lực bao gồm người sử dụng, chuyên viên tin học; tài nguyên dữ liệu như dữ liệu về nhân lực, tài chính kế toán, công nghệ, kinh doanh; tài nguyên về phần cứng như mạng máy vi tính… Vai trò của hệ thống thông tin quản lý là Thu thập thông tin một cách đầy đủ cho doanh nghiệp, Phân tích thông tin đó để chọn được những thông tin có ích cho tổ chức, Xử lý thông tin để đưa ra được các bảng biểu số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá hiện trạng và quá trình kinh tế…Lưu trữ thông tin kinh tế để có thể sử dụng lâu dài, Truyền đạt thông tin kinh tế đến các khu vực có nhu cầu sử dụng hoặc cán bộ lãnh đạo để có thể đưa ra các quyết định có hiệu quả. Trong nền kinh tế cạnh tranh, việc tạo ưu thế trước các đối thủ thông qua các chiến lược nhằm tăng cường lợi thế cạnh tranh là một nhu cầu mang tinh cấp thiết của các doanh nghiệp. Để có được lợi thế cạnh tranh các doanh nghiệp thường áp dụng các chiến lược truyền thông như: Nâng cao sản phẩm và dịch vụ truyền thông bằng cách nâng cao sức thu hút và tăng giá trị cho khách hàng. •Phát triển sản phẩm và dịch vụ mới để lôi kéo khách hàng mới và duy trì khách hàng cũ. •Biến đổi ngành sản xuất hiện tại và các đặc tính của nó nhằm tạo khó khăn cho các công ty khi gia nhập vào thị trường hay giảm đáng kể các sản phẩm và dịch vụ thay thế. • Tạo thị trường mới hay ngành công nghiệp mới. Ngày nay nhiều tổ chức đã sử dụng hệ thống thông tin quản lý là công cụ để nâng cao lợi thế cạnh tranh, một yếu tố lợi ích rất quan trọng và mang tính lâu dài của công ty trong môi trường cạnh tranh. Triển khai một chương trình dịch vụ khách hàng cao cấp hay chương trình giảm chi phí sản xuất tương đối là những ví dụ cho vấn đề này. Áp dụng hệ thống thông tin quản lý giúp cho các doanh nghiệp an toàn hơn, chẳng hạn trong lĩnh vực kế toán tài chính, hệ thống thông tin giúp dự đoán doanh thu và các hoạt động của doanh nghiệp, xác định nguồn vốn tốt nhất, quản lý tiền mặt và nguồn tài chính khác, phân tích đầu tư và kiểm toán các hoạt động tài chính để xem xét mức độ tuân thủ các nguyên tắc kế toán tài chính. Hệ thống thông tin quản lý giúp doanh nghiệp đưa ra các dịch vụ tốt hơn, chẳng hạn như trong lĩnh vực tiếp thị, hệ thống thông tin giúp cho doanh nghiệp xác định được nhu cầu khách hàng để có thể thiết kế ra các sản phẩm dịch vụ thích hợp, xác định được kênh phân phối, giá cả, cũng như phương pháp quảng cáo tối ưu nhất nhằm giảm chi phí hoạt động và gia tăng các cơ hội thành công. Trong quản lý nhân sự hệ thống thông tin trợ giúp tuyển dụng nhân sự thích hợp, theo dõi quá trình đào tạo cũng như kinh nghiệm của nhân sự nhằm gia tăng năng suất và hiệu quả của việc sử dụng nhân sự. Sử dụng hệ thống thông tin quản lý tạo khả năng làm việc theo nhóm, phát huy được trí tuệ tập thể và giảm được yêu cầu lao động. Trong sản xuất việc ứng dụng hệ thống thông tin quản lý để xử lý các đơn đặt hàng, lập kế hoạch sản xuất, kiểm soát mức độ hàng tồn kho, kiểm soát chất lượng sản phẩm sẽ mang lại cho doanh nghiệp kết quả là sản phẩm có chất lượng cao hơn, giảm thiểu các sai sót trong quá trình sản xuất. Với hệ thống thông tin quản lý việc truyền tin thông tin giữa các bộ phận chức năng, giữa cấp trên và cấp dưới sẽ nhanh chóng hơn, điều này giúp cho việc thông tin nội bộ luôn luôn thông suốt. Hệ thống thông tin quản lý cung cấp thông tin cho nhà quản lý thấu hiểu một cách sâu sắc các hoạt động diễn ra thường ngày trong hoạt động của tổ chức để có thể kịp thời sử dụng kỹ năng kiểm soát, kỹ năng tổ chức và kỹ năng hoạch định một cách có hiệu lực và hiệu quả. Phần lớn điều này được thi hành thông qua các “Báo cáo tóm tắt” từ kết quả của hệ thống MIS. Các báo cáo này hỗ trợ cho các nhà quản lý bằng cách cung cấp kịp thời các dữ liệu và thông tin cho nhà lãnh đạo ra quyết định. Thực tế cho thấy rằng tổ chức hoặc cá nhân nào càng nhanh chóng ứng dụng được CNTT một cách hợp lý vào việc quản lý, sản xuất, kinh doanh hay các hoạt động khác (xây dựng được một HTTT thích hợp) thì họ ngày càng thành công và vượt xa các đối thủ cạnh tranh của mình. Tốc độ thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh ngày nay đã làm cho hệ thống thông tin là thành phần quan trọng giúp các tổ chức duy trì chính sách phát triển để đạt được các mục tiêu kinh doanh. Trần Quang Hà Giám đốc QMS VN 30/09/2002