Mỗi ngày, lượng tài liệu phát sinh ra ở các ban ngành, đoàn thể rất nhiều. Trong đó, tài liệu không có giá trị lưu trữ chiếm một phần đáng kể diện tích kho, tăng khối lượng tài liệu bảo quản và gây ra nhiều tốn kém về kinh phí, nhân lực, thậm chí có thể khiến nhiều tài liệu có giá trị bị hư hỏng, không thể khôi phục được.

Hơn 200 bao chỉ xanh chứa tài liệu của Phòng Tài chính (TP.Tây Ninh) được dời về kho Lưu trữ tạm thời nhưng chưa được chỉnh lý (ảnh chụp vào tháng 12.2018).

Thực trạng trên cho thấy cần phải tiến hành phân loại, chỉnh lý, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả. Qua phân loại, hồ sơ sẽ có hai loại: tài liệu có giá trị vĩnh viễn sẽ được lưu tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh và tài liệu có thời hạn được lưu trữ tại cơ quan, tổ chức. 

Thực tế việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập; việc thực hiện quy định của pháp luật về lập hồ sơ công việc tại nhiều cơ quan, tổ chức ở trung ương, địa phương chưa nghiêm. Ý thức của một số công chức, viên chức về lập hồ sơ công việc chưa cao; tài liệu lưu trữ còn phân tán ở nhiều nơi; tình trạng giao nộp tài liệu chưa đúng quy định vào lưu trữ cơ quan vẫn còn phổ biến, nhất là các đơn vị trực thuộc cấp dưới, gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu và lựa chọn tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp. Việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ.

Do đó, để thực hiện nghiêm quy định về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp, kịp thời bảo vệ, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Theo đó, chậm nhất đến hết năm 2021, các ngành, các cấp giải quyết dứt điểm tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước đang bó gói, tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức.

Tính đến thời điểm hiện tại, theo Sở Nội vụ, toàn tỉnh có khoảng 10.500 m tài liệu đang được bảo quản tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Trong tổng số đó, chỉ mới có khoảng 1.600 m tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh (thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Xây dựng và các đơn vị trực thuộc, Sở Tài chính, Sở Tài nguyên-Môi trường và các đơn vị trực thuộc, Sở Nội vụ và các đơn vị trực thuộc), còn lại, khoảng 8.500m tài liệu vẫn chưa được chỉnh lý.

Các hồ sơ, tài liệu thuộc Văn phòng đăng ký đất đai của TP.Tây Ninh (từ năm 2016 trở về trước) đang chờ được chỉnh lý. (ảnh chụp vào tháng 12.2018)

Còn thống kê tài liệu tại các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trử lịch sử tỉnh, hiện nay có khoảng 12.000 m tài liệu bảo quản tại các cơ quan, tổ chức cấp huyện. Trong đó chỉ có 288 m tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, còn lại đa phần đều chưa được chỉnh lý.

Trước thực tế này, Văn phòng UBND tỉnh Tây Ninh (nay là Văn phòng ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh) đã có Công văn ngày 12.10.2018, thống nhất chủ trương thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng của Sở Giao thông Vận tải và UBND thành phố Tây Ninh.

Cụ thể, Sở Giao thông Vận tải sẽ cần thực hiện chỉnh lý hồ sơ từ năm 1975 đến năm 2016 với 373 m tài liệu; UBND thành phố Tây Ninh sẽ cần chỉnh lý khoảng 1.200 m tài liệu thuộc các cơ quan trực thuộc Thành phố Tây Ninh từ năm 2016 trở về trước.

Theo Sở Nội vụ, đây là hai đơn vị sẽ thực hiện thí điểm việc chỉnh lý hồ sơ còn tồn đọng. Trên cơ sở thực hiện chỉnh lý thí điểm hồ sơ của Sở Giao thông Vận tải và UBND thành phố Tây Ninh, Sở Nội vụ sẽ đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch chỉnh lý với UBND tỉnh. Qua đó, đề xuất giải pháp giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc sử dụng, bố trí cán bộ, công chức, viên chức tự thực hiện thu thập, chỉnh lý và bảo quản tài liệu theo đúng quy định, phù hợp với việc sắp xếp cơ cấu tổ chức bộ máy.

N.D