Nghề hành chính nhân sự ngày càng được đánh giá cao bởi thu nhập hấp dẫn và cơ hội nghề nghiệp rộng mở. Tuy nhiên vị trí này không chiếm số lượng lớn nhân sự trong doanh nghiệp, khó tránh khỏi tâm lý lo lắng làm hành chính nhân sự có dễ xin việc không?

1. Làm hành chính nhân sự bao gồm những công việc gì?

Hành chính nhân sự là công việc liên quan đến giấy tờ, thủ tục, gắn liền với lợi ích, quyền lợi của người lao động cũng như doanh nghiệp. Công việc này được chia thành 05 bộ phận: Tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng chế độ phúc lợi xã hội, quản lý hành chính, quan hệ lao động.

• Tuyển dụng

- Hiểu rõ nhu cầu bộ phận cần được tuyển dụng đưa ra

- Lập kế hoạch tuyển dụng tháng/quý/năm theo nhu cầu phát sinh của Đơn vị

- Đề xuất các phương án/hình thức tuyển dụng

- Đăng tuyển, tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ, sơ tuyển ứng viên, tổ chức phỏng vấn, thông báo kết quả.

• Đào tạo: Nâng cao trình độ năng lực cho nhân sự mới, giúp họ mở rộng kiến thức và áp dụng theo đúng quy tắc, đặc thù công việc được giao.

- Tiếp nhận nhân sự mới theo quy định, theo dõi quá trình thử việc.

- Đề xuất phương án và tổ chức đánh giá nhân sự định kỳ hàng năm.

• Lương thưởng - Phúc lợi xã hội: Giải đáp thắc mắc và giải quyết các vấn đề liên quan đến lương thưởng và phúc lợi.

- Xử lý quan hệ lao động.

- Thực hiện các chế độ bảo hiểm cho nhân sự.

- Rà soát chấm công và thực hiện tính lương cho nhân sự.

- Thực hiện báo cáo định kỳ và các công việc khác yêu cầu của cấp trên

• Quản lý hành chính

- Lưu trữ hồ sơ nhân viên công ty, lễ tân

- Quản lý tài sản cố định doanh nghiệp

- Thu mua văn phòng phẩm

- Tổ chức hội họp, ban hành quy định, thông báo; …

• Quan hệ lao động

Là công việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thuê lao động liên quan tới kỷ luật, khen thưởng, phúc lợi, an toàn lao động, chính sách nhân sự và các vấn đề khác.

2. Thực trạng ngành nhân sự hiện nay tại nước ta

Hiện tại, đây vẫn luôn là ngành đứng trong top 05 lĩnh vực có nhu cầu tuyển dụng cao nhất, với mức lương dao động từ 9.000.000 VNĐ - 15.000.000 VNĐ/tháng. Tuy nhiên, theo nhiều báo cáo của tổ chức nghề nghiệp, hành chính nhân sự là ngành có nhu cầu tuyển dụng rất lớn nhưng hiện nay đang xảy ra tình trạng nhu cầu doanh nghiệp luôn vượt quá lượng cung của thị trường nhân lực. Trong khi doanh nghiệp đặt·yêu cầu tuyển dụng lao động có nhiều kinh nghiệm, còn mặt bằng nhân sự thực tế chủ yếu làm trái ngành.

3. Làm sao tìm được việc hành chính nhân sự

Sau khi trao đổi với chị Nguyễn Khánh An – Diễn đàn Sinh viên ngoại thương, chị chia sẻ: Tôi đã làm công việc hành chính nhân sự này được 08 năm, trong quá trình làm việc tôi không ngừng học hỏi và tích lũy kinh nghiệm bản thân. Tuy nhiên kiến thức là vô tận, nhiều nghiệp vụ tôi chưa từng làm qua nên không thể tự mày mò áp dụng vào công việc mới vì không đạt hiệu quả.

Trong khi vẫn đang loay hoay tìm hiểu chưa biết nên học hành chính nhân sự ở đâu tốt thì được bạn bè giới thiệu về khóa học hành chính nhân sự của Trung tâm VinaTrain – Hệ thống đào tạo nghiệp vụ thực tế, tôi đã đăng ký tham gia. Ở đây tôi được học và thực hành trên các tình huống cụ thể để nắm rõ tính chất công việc, nhờ vậy tôi làm việc tư tin và hăng say hơn bởi tôi đã biết cách làm thế nào là đúng”.

Theo như chia sẻ của chị An, ngoài yêu nghề và chăm chỉ, nhân sự cần có kỹ năng xử lý công việc nhanh chóng và kinh nghiệm bản thân đúc kết qua nhiều năm lao động.

• Kỹ năng công việc

Hầu hết nhân viên làm hành chính nhân sự ở các doanh nghiệp nhỏ thường là kiêm nhiệm - đảm nhận công việc ở nhiều vị trí khác nhau. Còn đối với doanh nghiệp lớn, bộ phận này sẽ được phân chia thành nhiều phòng ban, mỗi phòng ban đều có trưởng bộ phận và nhân sự cấp dưới thực hiện công việc độc lập. Chính vì vậy môi trường làm việc đôi khi có những tình huống khẩn cấp, xung đột xảy ra có thể gây áp lực lớn tới tâm lý, nhưng nếu giữ được bình tĩnh trong mọi hoàn cảnh thì đó chính là nhân sự giỏi.

• Kinh nghiệm bản thân

Vậy để làm tốt những yêu cầu công việc trên, yêu cầu nhân sự cần nắm vững Luật lao động, Luật BHXH, BHYT, BHTN, Thuế TNCN và các văn bản hướng dẫn thi hành. Sẽ là lợi thế nếu có kiến thức về Quản trị nhân sự, thành thạo tin học văn phòng. Có kỹ năng lập kế hoạch, báo cáo công việc, kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm tốt.

Qua những phân tích trên, ta có thể dễ dàng nhận thấy hành chính nhân sự là một công việc phổ thông, nó quá thân thuộc với đời sống chúng ta bởi trong bất kỳ ngành nghề nào cũng đều phải làm việc với bộ phận hành chính nhân sự. Vì vậy nghề này không phải là khó làm hay khó xin việc, chỉ cần chúng ta tích lũy và trau dồi kiến thức, kinh nghiệm là có thể làm việc trơn tru.