Hồ sơ tài liệu được lưu giữ tại phòng làm việc của cán bộ, viên chức Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh Dương Minh Châu.

Những năm qua, các cấp, ngành, địa phương trong tỉnh thường xuyên quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo, tổ chức thực hiện có hiệu quả việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Tuy nhiên, quá trình làm thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại các văn phòng đăng ký đất đai còn tồn tại, hạn chế, vướng mắc khiến hồ sơ tồn đọng, kéo dài… Chính vì vậy, các đơn vị đề nghị lãnh đạo cấp trên xem xét từng bước tháo gỡ khó khăn, xử lý các vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi chính đáng của người dân.

Nhiều nguyên nhân dẫn đến hồ sơ tồn đọng

Bà Ngô Thị Kiều Tiên- Phó Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh Dương Minh Châu cho biết, Chi nhánh vẫn còn tồn đọng một số hồ sơ đo đạc hiện trạng, nguyên nhân bắt nguồn từ nhân lực đo đạc thiếu và yếu; một số cán bộ đo đạc mới được tuyển dụng còn thiếu kinh nghiệm xử lý, đặc biệt đối với các hồ sơ khó khăn, phức tạp.

Ngoài ra, máy móc, trang thiết bị chưa đáp ứng đủ yêu cầu của công tác đo đạc. Hiện tổ đo đạc có 5 máy vi tính để bàn, 5 máy in, 4 laptop do cán bộ đo đạc tự trang bị, 3 máy đo, trong đó sử dụng được 2 máy đo RTK do chi nhánh thuê, 1 máy đo toàn đạc Trimble không sử dụng được.

Bà Kiều Tiên cho biết thêm, trên địa bàn huyện có nhiều dự án nên công tác giải phóng mặt bằng (GPMB) nhiều, cán bộ đo đạc thường xuyên tham gia phối hợp với các ban, ngành trong công tác GPMB, làm giảm thời gian cho công tác đo đạc, có khi phải đo đạc lại đất cho các hộ dân của dự án dẫn đến thiếu máy đo.

Tình trạng “sốt đất”, giá đất tăng cao thời gian qua dẫn đến xảy ra nhiều trường hợp tranh chấp đất đai, khiếu nại, khiếu kiện về đất đai, cán bộ đo đạc phải thường xuyên tham gia, phối hợp trong công tác giải quyết khiếu nại, khiếu kiện, tranh chấp, toà án, thi hành án, làm giảm thời gian cho công tác đo đạc.

Hiện trên địa bàn huyện có một số trường hợp không có sự thống nhất về đường giao thông giữa thực tế và giấy chứng nhận cũng như bản đồ địa chính, cần phải có sự phối hợp xử lý của các cơ quan liên quan dẫn đến việc xử lý hồ sơ kéo dài.

Từ đầu năm 2023 đến nay, Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh Châu Thành tiếp nhận 36.860 hồ sơ, đã giải quyết 35.480 hồ sơ, đang giải quyết 1.380 hồ sơ. Hồ sơ tồn chủ yếu là hồ sơ đo đạc (700 hồ sơ) và cấp đổi tăng diện tích (250 hồ sơ).

Ông Nguyễn Đình Khương- Phó Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh Châu Thành cho biết, máy đo đạc của đơn vị đã hư hỏng không sử dụng được, để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn phải thuê máy. Cơ sở dữ liệu đất đai chưa hoàn chỉnh, hồ sơ còn quản lý bằng phương pháp thủ công. Khi cần khai thác thông tin đất đai phục vụ công tác chuyên môn, phải tìm từ kho lưu trữ, hồ sơ, sổ sách bản giấy. Đồng thời, khi thực hiện dự án chỉnh lý kho lưu trữ của Sở Nội vụ, hồ sơ chất chồng lên nhau, rất khó khăn trong việc sao lục hồ sơ.

Hồ sơ địa chính cũ trước đây không được cập nhật đầy đủ, dữ liệu bản đồ, sổ mục kê, sổ địa chính cũ mất thông tin về thửa đất, hồ sơ lưu không đầy đủ, gặp khó khăn khi thẩm định hồ sơ qua từng thời điểm. Ngoài ra, đơn vị còn dùng máy vi tính cũ nhiều năm trước để lại, một số không tương thích với phần mềm chuyên ngành mới, hoặc chạy trên môi trường mạng không ổn định, cần được nâng cấp máy tính phục vụ chuyên môn và vận hành được cơ sở dữ liệu đất đai.

Ông Nguyễn Đình Khương cho biết thêm, bên cạnh việc giải quyết hồ sơ cho người dân theo thời hạn quy định, Chi nhánh Châu Thành còn phối hợp với các cơ quan có liên quan như Toà án, Thi hành án, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Trung tâm Phát triển quỹ đất, UBND các xã, thị trấn để xử lý vụ việc, đã cung cấp thông tin đất đai, trả lời văn bản cho các cơ quan này 555 trường hợp. Việc kiểm tra hồ sơ trước khi cung cấp thông tin cho các cơ quan hữu quan mất nhiều thời gian nghiên cứu tài liệu, sao lục hồ sơ, ảnh hưởng đến thời gian giải quyết hồ sơ khác theo bộ thủ tục hành chính.

Hồ sơ, tài liệu tại Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh Dương Minh Châu quá tải, cần được xây dựng kho lưu trữ

Nhiều khó khăn trong thực hiện cấp giấy chứng nhận

Quá trình thực hiện cấp giấy chứng nhận, Văn phòng Đăng ký đất đai- Chi nhánh Châu Thành gặp một số khó khăn, vướng mắc liên quan đến hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng đất trồng lúa, cấp giấy lần đầu, cấp đổi tăng diện tích mà ranh giới thửa đất có thay đổi.

Ông Nguyễn Đình Khương cho biết, một số địa phương- nơi người nhận chuyển nhượng, tặng cho đất trồng lúa thường trú- xác nhận đối tượng trực tiếp sản xuất nông nghiệp và có nguồn thu nhập ổn định từ sản xuất nông nghiệp chưa bảo đảm nội dung theo quy định. UBND một số xã, thị trấn khi thiết lập hồ sơ ban đầu, thành phần hồ sơ chưa đầy đủ hoặc thiếu nội dung xác nhận trong giấy tờ, biểu mẫu theo quy định; có trường hợp nội dung xác nhận các giấy tờ trong hồ sơ còn mâu thuẫn nhau về nguồn gốc, thời điểm sử dụng đất.

Hồ sơ cấp đổi tăng diện tích, ranh giới thửa đất có thay đổi, công chức địa chính - xây dựng cấp xã đôi khi chưa làm rõ nguyên nhân, nguồn gốc diện tích tăng do khai phá, nhận chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho và phần diện tích tăng được cấp giấy hay chưa được cấp.

Công tác cập nhật, chỉnh lý biến động đất đai ở một số địa phương không đầy đủ, việc sử dụng phần mềm chuyên ngành, chồng ghép bản đồ cũ và mới còn hạn chế, dẫn đến việc tham mưu UBND cấp xã ký xác nhận chưa chính xác về thông tin thửa đất, chủ sử dụng.

Để tháo gỡ khó khăn, vướng mắc nêu trên, Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh Châu Thành đã áp dụng các biện pháp xử lý như: Vận động, khuyến khích viên chức, người lao động làm thêm ngoài giờ hành chính, kể cả buổi tối, thứ 7, chủ nhật để hạn chế tình trạng hồ sơ trễ hẹn; phối hợp với công chức địa chính cấp xã, hướng dẫn người dân hoàn thiện hồ sơ, đôi khi phải cử cán bộ nghiệp vụ trực tiếp cùng với xã để kiểm tra, xác minh; phối hợp Phòng Tài nguyên và Môi trường xử lý giấy trùng thửa, lộn thửa theo Đề án giải quyết hồ sơ trùng thửa, lộn thửa được Sở Tài nguyên và Môi trường phê duyệt năm 2017.

Còn trên địa bàn Dương Minh Châu, bà Ngô Thị Kiều Tiên cho biết, hiện Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện vẫn còn một số hồ sơ khó khăn, vướng mắc trong quá trình cấp giấy chứng nhận QSDĐ, chủ yếu là hồ sơ cấp đổi do trùng thửa, lộn thửa, cấp sai vị trí.

Để khắc phục khó khăn, Chi nhánh sẽ tiến hành đo đạc, xuất bản vẽ hiện trạng, đối chiếu số thửa đúng với hiện trạng sử dụng. Sau đó sẽ tiến hành phối hợp với UBND xã lập biên bản về việc trùng thửa, lộn thửa, cấp sai vị trí; hoàn thiện hồ sơ và giao trả cho người dân để tiến hành nộp hồ sơ cấp đổi tại bộ phận Một cửa UBND huyện.

Cần đầu tư trang thiết bị, kho lưu trữ tài liệu

Để bảo đảm tính khả thi khi thực hiện cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Chi nhánh Dương Minh Châu kiến nghị tỉnh xem xét nâng cấp phần mềm Một cửa điện tử hoạt động ổn định hơn để công tác tiếp nhận và xử lý hồ sơ của cán bộ chuyên môn được nhanh chóng; cho đo lại toàn bộ bản đồ địa chính đối với khu đo 2000, do lúc trước bản đồ địa chính tại khu đo 2000 không đo đạc mà chỉ ghép biên nên không còn phù hợp.

Bà Ngô Thị Kiều Tiên cho biết thêm, hiện tại Chi nhánh đang sử dụng trụ sở cũ của Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện. Về xây dựng trụ sở mới, Chi nhánh đã được Ban Thường vụ Huyện uỷ, UBND huyện cho chủ trương xây dựng trụ sở tại trụ sở cũ của Chi cục Thi hành án dân sự huyện nằm trong khuôn viên UBND huyện.

Tuy nhiên đến nay còn vướng thủ tục thanh lý tài sản trên đất nên không bàn giao được quỹ đất để làm thủ tục giao đất, cấp giấy chứng nhận cho Chi nhánh được. Hiện nay, phòng làm việc và kho lưu trữ của Chi nhánh đã quá tải, không còn chỗ để lưu trữ hồ sơ, phải tận dụng phòng làm việc để lưu trữ hồ sơ. Chính vì vậy, Chi nhánh Dương Minh Châu kiến nghị các ngành cấp trên sớm xem xét xây dựng kho lưu trữ cho đơn vị.

Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh Châu Thành mong muốn tỉnh trang bị cho Chi nhánh 2 máy đo RTK phục vụ công tác đo đạc, 3 máy scan tốc độ cao phục vụ công tác sao quét hồ sơ đầu vào, đầu ra để đưa dữ liệu lên hệ thống; khảo sát, cho nâng cấp máy vi tính có cấu hình trung bình, yếu.

Ngoài ra, đơn vị kiến nghị UBND các xã, thị trấn chỉ đạo công chức địa chính cấp xã cập nhật, chỉnh lý biến động đất đai đầy đủ; kiểm tra, xác minh, làm rõ nguyên nhân, nguồn gốc diện tích đất tăng để thiết lập hồ sơ cấp giấy theo quy định; tuyên truyền, phổ biến pháp luật đất đai đến người dân bằng hình thức phù hợp với từng đối tượng.

Nhi Trần