Từ ngày 1.7.2020, dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia được triển khai đồng loạt trên toàn quốc. Đây là bước tiến quan trọng góp phần cải cách hành chính, xây dựng chính phủ điện tử, tạo điều kiện thuận lợi giúp người dân, doanh nghiệp trong giải quyết thủ tục hành chính. 

Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã Thái Bình giải thích hướng dẫn người dân về lợi ích của chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.

Rút ngắn thời gian giải quyết

Trước đây, mỗi lần giải quyết thủ tục hành chính cần chứng thực bản sao của một số giấy tờ như sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, các loại bằng cấp… người dân phải đến bộ phận “Một cửa” của UBND cấp huyện và xã để thực hiện. Điều này không chỉ gây bất tiện, làm phát sinh chi phí cho người dân mà còn gia tăng áp lực cho các cơ quan chức năng thực hiện chứng thực. Đặc biệt, tư pháp - hộ tịch là lĩnh vực phát sinh hồ sơ nhiều nhất trong các lĩnh vực hành chính khác.

Mặt khác, nhu cầu về chứng thực các loại giấy tờ của người dân ngày càng nhiều. Do đó, chứng thực bản sao điện tử từ bản chính góp phần đẩy mạnh sử dụng dịch vụ công, giúp cán bộ, công chức, người dân tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức khi cần giải quyết thủ tục hành chính.

Tại UBND xã Thái Bình, huyện Châu Thành, ngay từ sáng sớm, chị Kim Thi (ngụ ấp Suối Muồn) đến bộ phận “Một cửa” để chứng thực bằng cấp làm hồ sơ xin việc. “Tôi chỉ mất khoảng 5 phút để hoàn thành thủ tục và nhận kết quả chứng thực điện tử thay vì phải chờ lâu như trước đây. Tôi thấy quy trình thực hiện chứng thực bản sao điện tử rất đơn giản và thuận tiện. Với cách làm này, người dân khi thực hiện giải quyết thủ tục hành chính không phải mang theo bất kỳ giấy tờ gì vì tất cả đã được lưu trữ trên hệ thống”- chị Kim Thi chia sẻ.

Bà Lương Thị Ngọc Nhung- Phó Chủ tịch UBND xã cho biết, khi người dân đến bộ phận “Một cửa” của UBND cấp huyện, xã cung cấp bản chính hợp lệ, công chức Tư pháp - Hộ tịch sẽ kiểm tra và scan tài liệu lên Cổng dịch vụ công quốc gia để xử lý. Lãnh đạo cấp huyện, xã thực hiện chữ ký số và bộ phận đóng dấu theo thẩm quyền. Kết quả được trả qua tài khoản cá nhân tại Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc e-mail trong trường hợp chưa có tài khoản. Nếu người dân đã có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia có thể thực hiện đặt lịch hẹn trước ngày, giờ với cơ quan có thẩm quyền để thực hiện chứng thực bản sao điện tử, tránh thời gian chờ đợi lâu.

Để thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử và chuyển đổi số trong giải quyết thủ tục hành chính, UBND xã xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện, kiện toàn Ban Chỉ đạo chuyển đổi số, bố trí bộ phận Tiếp nhận giải quyết chứng thực bản sao điện tử từ bản chính; trang bị đầy đủ máy tính, chữ ký số chuyên dùng và 1 máy scan dành riêng cho hoạt động chứng thực bản sao điện tử; tổ chức tuyên truyền, phổ biến lợi ích của dịch vụ này đến cán bộ, công chức, viên chức, người lao động.

Ngoài ra, UBND xã triển khai thực hiện các mô hình hỗ trợ người dân chuyển đổi số đối với một số loại giấy tờ thiết yếu trên địa bàn dân cư. Hiện nay, 6/6 ấp của xã đều có tổ hỗ trợ người dân chuyển đổi số gắn với việc thực hiện Đề án 06. Từ tháng 1.2023 đến ngày 13.5.2024, UBND xã chứng thực 1.739 bản sao điện tử cho tổ chức/cá nhân.

Bộ phận làm công tác tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính ở một UBND cấp xã.

Chứng thực một lần, sử dụng nhiều lần

Hiện 100% các Phòng Tư pháp và UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Hằng năm, Sở tổ chức tập huấn thực hiện quy trình xử lý hồ sơ chứng thực bản sao điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia cho đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch (năm 2023, tổ chức 7 lớp tập huấn chứng thực bản sao điện tử với gần 320 người tham dự); hướng dẫn, chấn chỉnh các sai sót trong hoạt động chứng thực ở các cấp.

Ông Trương Văn Lụa- công chức Tư pháp - Hộ tịch xã Mỏ Công, huyện Tân Biên cho biết, chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là giải pháp mang lại nhiều tiện ích như tiết kiệm được thời gian và chi phí và công sức thực hiện; tổ chức, cá nhân hoàn toàn chủ động trong việc nộp hồ sơ, có thể nộp mọi lúc, mọi nơi. Với một bản sao chứng thực điện tử, công dân, doanh nghiệp sử dụng được cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến khác nhau (thay vì mỗi bộ hồ sơ phải có một văn bản chứng thực riêng). Qua đó, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ của chính quyền và mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân trong giải quyết thủ tục hành chính.

Khi người dân có nhu cầu đến xã để giải quyết thủ tục hành chính, công chức Tư pháp - Hộ tịch xã kết hợp thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính cho họ, giúp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí giao dịch cho người dân. Đối với những người dân không có tài khoản để thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, công chức Tư pháp - Hộ tịch xã hướng dẫn, tạo tài khoản dịch vụ công, tài khoản định danh để tránh trường hợp bị treo hồ sơ khi xử lý trên hệ thống.

Bên cạnh đó, chính quyền xã tăng cường công tác tuyên truyền đến cán bộ, công chức và người dân về hiệu quả của việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Do đó, tỷ lệ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính của UBND xã ngày càng tăng. Từ đầu năm 2024 đến nay, UBND xã thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính 214 trường hợp.

Được công chức Tư pháp - Hộ tịch xã hướng dẫn các thủ tục chứng thực bản sao điện tử để hoàn thiện hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho gia đình, ông V.V.N (ngụ ấp Gò Đá, xã Mỏ Công) chia sẻ: “Dịch vụ chứng thực bản sao điện tử có nhiều tiện ích, không chỉ rút ngắn thời gian chờ đợi mà bản sao điện tử còn được sử dụng nhiều lần khi có việc cần sử dụng đến. Tôi không cần phải đi lại nhiều lần để chứng thực giấy tờ mỗi khi giải quyết các thủ tục hành chính khác”.

Phó Chủ tịch UBND xã Thái Bình cho biết thêm, khi sử dụng bản sao chứng thực điện tử, người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến hoàn toàn đối với đa số các thủ tục hành chính đã được cung cấp trên môi trường điện tử, loại bỏ tình trạng phải nộp bản sao chứng thực/xuất trình bản giấy để xác minh lại hồ sơ như hiện nay. Bản sao chứng thực điện tử được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác, có thể sử dụng lại nhiều lần.

Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính cũng không phức tạp. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực.

“Đây là những quy định mới, người dân sẽ không khỏi bỡ ngỡ khi tiếp cận và thực hiện thủ tục. Địa phương sẽ tiếp tục thông tin, hướng dẫn, tuyên truyền cho người dân về lợi ích, các quy định thủ tục, giá trị pháp lý của chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, góp phần nâng tỷ lệ người dân biết và sử dụng dịch vụ”- Phó Chủ tịch UBND xã Thái Bình nói.

Thiên Di