Theo Phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp (Sở Tư pháp), năm 2024, Sở đã tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo các cơ quan, đơn vị, UBND cấp huyện chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu cung cấp bản sao chứng thực từ bản chính khi thực hiện thủ tục hành chính; chỉ đạo các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện đúng quy định pháp luật về chứng thực, trong đó lưu ý không để xảy ra tình trạng chứng thực bản sao không đối chiếu bản chính, không có mặt người yêu cầu chứng thực.

Ngoài ra, Sở Tư pháp kịp thời hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực bảo đảm tháo gỡ khó khăn, vướng mắc tại địa phương. Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp và UBND cấp xã quan tâm chú trọng nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ và tính chuyên nghiệp của đội ngũ công chức thực hiện công tác chứng thực.

Năm 2024, Sở đã tổ chức hội nghị tập huấn công tác chứng thực với hơn 100 đại biểu tham gia; thanh tra chuyên ngành về hoạt động chứng thực đối với 6 UBND cấp xã; thanh tra, kiểm tra đối với 10 tổ chức hành nghề công chứng, trong đó có hoạt động chứng thực.

Năm 2024, Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố và UBND cấp xã đã thực hiện chứng thực 530.264 bản sao (giảm 51.837 bản so với năm 2023), 45.513 bản chứng thực chữ ký (giảm 4.836 bản so với năm 2023), 30.618 hợp đồng/giao dịch (giảm 2.266 hợp đồng/giao dịch so với năm 2023), 8.622 trường hợp chữ ký người dịch (giảm 1.196 trường hợp so với năm 2023).

Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh đã thực hiện chứng thực 176.851 bản sao (tăng 30.745 bản so với năm 2023) và 53.017 bản chứng thực chữ ký (tăng 26.820 bản so với năm 2023), công chứng 164.967 hợp đồng/giao dịch (tăng 11.149 hợp đồng/giao dịch so với năm 2023).

“Có thể thấy, các tổ chức, cá nhân có nhu cầu thực hiện chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng/giao dịch đang có xu hướng chuyển dịch sang các tổ chức chuyên nghiệp được đào tạo chuyên về lĩnh vực này, đó là tổ chức hành nghề công chứng, đội ngũ công chứng viên. Công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh cơ bản thực hiện bảo đảm theo quy định của pháp luật”- một lãnh đạo Phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp chia sẻ.

Theo UBND phường Hiệp Ninh (thành phố Tây Ninh), năm 2024, UBND phường đã tiếp nhận 1.222 hồ sơ chứng thực bản sao điện tử. Để thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử và chuyển đổi số trong giải quyết thủ tục hành chính, UBND phường đã tăng cường tuyên truyền, phổ biến lợi ích của chứng thực bản sao điện tử đến các tổ chức, công dân; bộ phận Một cửa được trang bị hệ thống thiết bị như máy tính, hạ tầng mạng, máy scan… tạo thuận lợi cho công chức khi tác nghiệp xử lý trên môi trường điện tử, số hoá hồ sơ được bảo đảm, rút ngắn thời gian chờ đợi của người dân.

Ngoài ra, UBND phường hướng dẫn các tổ chức, cá nhân ký tài khoản dịch vụ công, cách đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử (VNeID); thành lập Tổ công nghệ số cộng đồng qua mạng xã hội Zalo nhằm tuyên truyền chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước…

Tuy nhiên, công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh vẫn còn một số hạn chế, sai sót như quá trình chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản chưa thực hiện gạch chéo các nội dung bỏ trống trong giấy uỷ quyền, tờ tường trình/cam kết về quan hệ thừa kế; chưa thực hiện chứng thực chữ ký của tất cả những người đã ký trong giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực, thiếu thành phần hồ sơ theo quy định (như thiếu giấy tờ chứng minh tài sản chung của 2 vợ chồng khi thực hiện tham gia giao dịch, giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân); các sai sót về thực hiện sổ chứng thực…

Nguyên nhân là người thực hiện công tác chứng thực thiếu sự cẩn trọng trong kiểm tra hồ sơ, chưa nghiên cứu kỹ quy định pháp luật liên quan đến chứng thực; đồng thời, do công việc nhiều nên đôi khi xử lý không kịp thời gian dẫn đến sai sót.

UBND phường Hiệp Ninh cho hay, phần mềm Một cửa điện tử hay bị lỗi dẫn đến việc giải quyết hồ sơ chậm tiến độ, người dân phải chờ đợi. Việc triển khai, hướng dẫn người dân nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công chưa được nhiều, do công chức làm việc tại bộ phận Một cửa còn nhiều nhiệm vụ chuyên môn khác nên bị quá tải công việc.

Ngoài ra, việc triển khai chứng thực bản sao điện tử trên địa bàn tỉnh đã dừng thực hiện từ tháng 10.2024 đến nay vẫn chưa thể triển khai lại do Cổng dịch vụ công quốc gia đã không còn thực hiện được chức năng chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Sở Tư pháp đã kiến nghị UBND tỉnh chỉ đạo cơ quan liên quan xây dựng và chuyển dịch vụ chứng thực bản sao điện tử về hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh để tạo điều kiện cho Phòng Tư pháp, UBND cấp xã thực hiện và triển khai tại các tổ chức hành nghề công chứng nhưng đến nay vẫn chưa thể thực hiện.

Để nâng cao hiệu quả công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh, năm 2025, Sở Tư pháp tập trung bám sát chương trình công tác, chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Tư pháp, UBND tỉnh liên quan đến triển khai thực hiện công tác chứng thực tại địa phương, đặc biệt là triển khai các văn bản pháp luật mới trong lĩnh vực chứng thực. Đơn vị tăng cường công tác bồi dưỡng nghiệp vụ; theo dõi, nắm bắt tình hình, phát hiện các khó khăn, vướng mắc, sai sót kịp thời hướng dẫn hoạt động chứng thực tại địa phương hoặc tổng hợp kiến nghị cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn địa phương thực hiện.

Bên cạnh đó, Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp và UBND cấp xã phối hợp khảo sát, đánh giá tham mưu UBND tỉnh chuyển giao hoạt động chứng thực cho các tổ chức hành nghề công chứng trên những địa bàn đủ điều kiện chuyển giao theo quy định của Luật Công chứng năm 2024. Sở Tư pháp tăng cường thực hiện hoạt động kiểm tra công tác chứng thực tại UBND cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.

Thiên Di