Sau một thời gian thực hiện, việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính (gọi tắt là chứng thực bản sao điện tử) đã mang lại hiệu quả tích cực, góp phần tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí giao dịch, đem lại sự tiện lợi, hài lòng cho người dân, doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính. Tuy nhiên, hiện nay, việc chứng thực bản sao điện tử ở các địa phương đang phát sinh một số hạn chế, bất cập.

Đoàn viên hỗ trợ người dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến giải quyết các thủ tục hành chính tại bộ phận “Một cửa” của UBND xã Thái Bình, huyện Châu Thành.

Người dân chưa mặn mà

Thời gian qua, các cấp, ngành từ tỉnh đến xã thường xuyên tổ chức hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức, doanh nghiệp và người dân về Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 8.4.2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Tuy nhiên, một số cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp không nhận bản sao chứng thực điện tử nên người dân trên địa bàn không có nhu cầu chứng thực. Về việc này, chị Hồng Phát (ngụ phường Long Thành Bắc, thị xã Hoà Thành) cho biết, khi chị nộp hồ sơ xin việc, một số công ty, doanh nghiệp không chấp nhận bản sao điện tử mà yêu cầu phải nộp bản sao chứng thực bằng giấy để thuận tiện trong việc kiểm tra, đối chiếu.

Một trường hợp khác, thay vì chọn đặt lịch hẹn trên hệ thống để chứng thực căn cước công dân, giấy khai sinh, anh Hoàng Thái (ngụ thành phố Tây Ninh) chọn đến trực tiếp bộ phận “Một cửa” của UBND nơi cư trú để nộp hồ sơ. Anh Thái nói: “Chứng thực bản sao điện tử vẫn yêu cầu người dân mang giấy tờ bản chính đến cơ quan chứng thực để cán bộ kiểm tra, đối chiếu, scan tài liệu lên hệ thống để xử lý. Dù là thực hiện thủ tục trực tuyến nhưng người dân vẫn phải đến trụ sở cơ quan chứng thực nên tôi thấy rất bất tiện. Tôi biết nộp hồ sơ trực tiếp mất nhiều thời gian, công sức hơn nhưng vẫn chấp nhận”.

Ngoài hai trường hợp trên, một số người dân phản ánh về những bất cập trong thực hiện chứng thực bản sao điện tử như chưa rõ về cách thức đăng ký chứng thực, khả năng thao tác trên môi trường internet hạn chế, chưa hiểu rõ về tiện ích của chứng thực điện tử; thậm chí có người còn không biết đến đăng ký chứng thực điện tử…

“Người dân nghe thấy cải cách thủ tục hành chính là rất mừng. Thế nhưng, các cơ quan chức năng cũng cần hướng dẫn người dân sử dụng như thế nào cho hiệu quả, bảo đảm được yêu cầu, công việc cho người dân. Có như vậy, việc cải cách thủ tục hành chính mới thành công được”- anh Minh Thắng (ngụ huyện Dương Minh Châu) chia sẻ.

Quy trình chứng thực điện tử còn bất cập

Theo Sở Tư pháp, thủ tục chứng thực bản sao điện tử khá phức tạp, đòi hỏi người yêu cầu chứng thực phải có tài khoản dịch vụ công, biết sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy scan. Trong khi đó, ở một số vùng nông thôn, hầu như người dân không sử dụng tài khoản dịch vụ công, nên họ cũng không có nhu cầu chứng thực điện tử. Thậm chí, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan Nhà nước cũng ít chứng thực bản sao điện tử. 

Tại các xã, phường, thị trấn, việc chứng thực bản sao điện tử gặp khó khăn khi người dân yêu cầu chứng thực các loại giấy tờ, văn bản như bằng cấp, giấy tờ có khổ giấy A3… không thể scan để đưa lên hệ thống. Ngoài ra, hệ thống dịch vụ công quốc gia hoạt động đôi lúc không ổn định dẫn đến việc giải quyết hồ sơ chậm tiến độ, người dân phải chờ đợi. Nhiều người dân không có tài khoản ngân hàng để thanh toán trên cổng dịch vụ công nên việc thu phí, lệ phí chứng thực điện tử gặp khó khăn.

Hiện trên địa bàn tỉnh có 69/94 xã, phường, thị trấn bố trí 2 công chức Tư pháp - Hộ tịch, 25/94 xã bố trí 1 công chức Tư pháp - Hộ tịch, chưa đáp ứng so với số lượng đầu việc. Đã vậy, ngoài việc triển khai thực hiện các dịch vụ công thiết yếu của ngành Tư pháp như tiếp nhận, giải quyết hồ sơ, công chức còn phải số hoá hồ sơ; hướng dẫn tạo tài khoản và nộp trực tuyến cho người dân; thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn dẫn đến quá tải công việc. Mặt khác, trình độ sử dụng công nghệ thông tin của đội ngũ công chức ngành Tư pháp một số nơi còn hạn chế.

Ông Trương Văn Lụa- công chức Tư pháp - Hộ tịch xã Mỏ Công (huyện Tân Biên) chia sẻ, chứng thực bản sao điện tử là nội dung khá mới mẻ. Để thực hiện, người dân phải có tài khoản dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử nên nhiều người chưa mặn mà sử dụng. Bên cạnh đó, đến nay, chưa có cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn xã sử dụng bản sao điện tử; người dân vẫn phải thực hiện chứng thực bản giấy để nộp khi có yêu cầu. Ngoài ra, chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào quy định cụ thể về thu lệ phí trực tuyến chứng thực bản sao điện tử.

Đồng quan điểm, Phó Chủ tịch UBND xã Thái Bình cho biết, hiện quy trình chứng thực điện tử còn nhiều bất cập. Cụ thể, khi người dân nộp hồ sơ, hệ thống chỉ cho phép họ đặt lịch hẹn, không có chức năng đính kèm file văn bản. Sau đó, người dân phải mang bản chính đến cơ quan chứng thực, cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra, đối chiếu, sao/chụp văn bản, đính kèm hồ sơ và trình ký. Kết thúc quy trình, dịch vụ công tự động chuyển kết quả về tài khoản công dân mà không lưu lại trên hệ thống. Do đó, cơ quan thực hiện chứng thực không thể tra cứu để phục vụ công tác quản lý Nhà nước.

Một vấn đề nữa là trình độ dân trí của người dân chưa đồng đều; người lớn tuổi gặp khó khăn trong tiếp cận, sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin, chưa thể tự tạo tài khoản dịch vụ công và thực hiện các thao tác gửi hồ sơ điện tử. Đến nay, UBND xã ghi nhận chỉ mới có Công ty TNHH MTV Bảo hộ lao động Môi trường xanh, chi nhánh ấp Bình Hoà, sử dụng bản sao điện tử. “Đề nghị các cơ quan, doanh nghiệp trong thời gian tới tiếp nhận hồ sơ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính thay vì tiếp nhận hồ sơ giấy. Song song đó, các đơn vị khi tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp bản sao điện tử từ bản chính để góp phần nâng cao tỷ lệ sử dụng bản sao điện tử trên địa bàn tỉnh” - Phó Chủ tịch UBND xã Thái Bình nói.

Hoàn thiện quy trình chứng thực

Trước đó, ngành Tư pháp tỉnh đã có văn bản gửi Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực Bộ Tư pháp nêu rõ những khó khăn, vướng mắc trong thực hiện chứng thực bản sao điện tử như đường truyền thực hiện chứng thực chưa ổn định; trang thiết bị (máy scan, máy in, máy vi tính) ở một số xã, phường đã xuống cấp, cấu hình không đáp ứng yêu cầu hoặc phải dùng chung; các hồ sơ chứng thực điện tử chuyển cho công dân không có đường dẫn (link) dẫn đến khó kiểm tra tính chính xác của bản chứng thực sau này…

Về nội dung này, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực Bộ Tư pháp đã có công văn gửi Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, Văn phòng Chính phủ phản ánh về những lỗi kỹ thuật liên quan đến phần mềm, chữ ký số, đường truyền trong việc thực hiện chứng thực bản sao điện tử. Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, Văn phòng Chính phủ ghi nhận các lỗi kỹ thuật phát sinh trên hệ thống phần mềm và sẽ tiếp thu, nghiên cứu hoàn thiện, nâng cấp phần mềm.

Để khắc phục những tồn tại nêu trên, UBND xã Thái Bình đề xuất cần bổ sung, hoàn thiện quy trình chứng thực bản sao điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia; tích hợp quy trình giải quyết thủ tục hành chính với hệ thống Một cửa điện tử tỉnh. Cụ thể, tích hợp quy trình chứng thực bản sao điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia với hệ thống Một cửa điện tử tỉnh; cho phép tổ chức/cá nhân nộp hồ sơ trực tuyến trên hệ thống Một cửa điện tử tỉnh; cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tương tự như tiếp nhận và giải quyết hồ sơ trên Cổng dịch vụ công quốc gia.

Nhằm nâng cao hiệu quả việc thực hiện chứng thực bản sao điện tử, Sở Tư pháp tiếp tục đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến đến cán bộ, công chức và người dân về ý nghĩa, lợi ích của chứng thực; tổ chức tập huấn cho đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch, trực tiếp “cầm tay chỉ việc”, hướng dẫn quy trình, thủ tục chứng thực; tăng cường chỉ đạo cấp huyện, xã thực hiện chứng thực bản sao điện tử, đưa chỉ tiêu này vào bảng điểm thi đua hằng năm của cán bộ, công chức Tư pháp để đánh giá, bình xét thi đua khen thưởng.

Thiên Di