Nếu trong các cuộc họp mà bạn quên mang theo các file kỹ thuật số của các tài liệu mình mang đi trình chiếu thì đó quả là một điều tai hại. Một máy quét chắc chắn sẽ cần thiết cho bạn lúc này.

Tuy nhiên, chiếc máy quét không phải lúc nào cũng là thiết bị bạn mang theo bên mình, lúc đó có lẽ một máy quét từ chiếc iPhone hoặc iPad của bạn chắc chắn sẽ là thứ bạn dễ mang bên mình nhất.

Nhờ ứng dụng mang tên OfficeDrop, bạn có thể sử dụng máy ảnh iPad và iPhone làm máy quét tài liệu để lưu trữ chúng thành một tập tin PDF, chuyện trình chiếu hoặc chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp của bạn chắc chắn sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

OfficeDrop có chức năng chuyển đổi nội dung giấy thành một tập tin kỹ thuật số để xem trên máy tính. Với các tài liệu sau khi chuyển đổi, bạn có thể dễ dàng chia sẻ một cách an toàn và truy cập tài liệu của mình bất cứ nơi nào, tổ chức tài liệu của mình bằng cách sử dụng các thư mục và nhã, loại bỏ sự cần thiết của giấy bằng cách chuyển đổi tất cả mọi thứ sang nội dung kỹ thuật số và chia sẻ tài liệu ngay lập tức với ứng dụng này.

Bạn có thể số hóa biên lai, hóa đơn, hợp đồng hoặc bất cứ điều gì khác với máy ảnh được tích hợp trong iPad hoặc iPhone, và bạn sẽ luôn luôn có tài liệu giấy lẫn kỹ thuật số khi di chuyển. Dĩ nhiên bạn cũng có thể dễ dàng tổ chức các tài liệu của mình với OfficeDrop. Tài liệu quét trên iPad của bạn sẽ hiển thị trên giao diện làm việc OfficeDrop.

Và với OfficeDrop, tất cả các giấy chuyển đổi của bạn được tải lên sẽ có sẵn cho phép bạn tìm kiếm dưới dạng văn bản, chia sẻ và tổ chức trên thiết bị của mình, cùng với đó là tài liệu cũng có thể được gửi lên trang web OfficeDrop. Bạn cũng có thể chụp một hình ảnh, cắt, xoay và sau đó gửi nó trực tiếp từ điện thoại của mình lên OfficeDrop, đó là một biện pháp hoàn hảo nếu bạn đang ở nơi làm việc hoặc muốn ghi chú nội dung,…

Cách tiến hành sử dụng OfficeDrop

Một khi bạn tải về và cài đặt ứng dụng OfficeDrop cho iOS bạn có thể bắt đầu với việc số hóa tài liệu của mình. Quá trình này khá đơn giản, chỉ cần chụp một bức tranh với máy ảnh trên iPhone/iPad và tải nó lên OfficeDrop, ứng dụng sẽ chuyển đổi tài liệu giấy thành file PDF.

Một khi bạn đã thêm một loạt các tập tin, bạn có thể bắt đầu ghi nhãn và tổ chức chúng vào các thư mục, do đó bạn có thể nhanh chóng thấy chúng về sau. Bạn cũng có thể tìm kiếm chúng từ bên trong các ứng dụng.

OfficeDrop cũng hỗ trợ hơn 25 loại tập tin, vì vậy nếu bạn đang tải lên các tập tin KTS từ máy tính của mình, bạn cũng có thể chuyển vào nội dung tìm kiếm file PDF trong ứng dụng.

Để sử dụng OfficeDrop bạn sẽ phải cần một tài khoản để đăng ký sử dụng, cách đăng ký cũng khá đơn giản. Có rất nhiều kế hoạch nhưng tài khoản miễn phí cho phé bạn lưu trữ 1 GB dung lượng lưu trữ (quá đủ để bạn lưu trữ những tập tin tài liệu ảnh), hiển thị 3 kết quả tìm kiếm, hỗ trợ truy cập trên nền web, điện thoại di động và máy tính bảng.

Nhìn chung thì OfficeDrop quả là một ứng dụng thực sự tiện dụng khi bạn di chuyển và muốn quét ghi chú sang một tập tin PDF để bạn không phải bị đè nặng về những tờ giấy trắng. Ở một mức nào đó, đây là một ứng dụng hữu ích để bạn quét tài liệu, tổ chức và chia sẻ một cách dễ dàng cũng như thiết thực.

H.T (st)