Hình ảnh về việc lưu trữ hồ sơ tại Văn phòng đăng ký đất đai Chi nhánh thành phố Tây Ninh là những chồng hồ sơ chất đống không được kê trên kệ để đảm bảo không bị ẩm mốc, hư hỏng; là những bó hồ sơ không được đánh dấu thứ tự phân biệt, tất cả đều được chất thành đống ngổn ngang dọc theo hành lang khu làm việc khiến cho không gian này đã chật hẹp lại càng nhỏ bé hơn.

Hồ sơ lưu trữ chất đống dọc hàng lang trong khu làm việc của Văn Phòng đăng ký đất đai Chi nhánh thành phố Tây Ninh.

Lưu trữ hồ sơ đo đạc đất đai, hồ sơ sang nhượng, chuyển quyền sở hữu đất đai, hồ sơ bảo đảm giao dịch liên đất đai là một trong những loại hồ sơ mà Văn phòng đăng ký đất đai tại các chi nhánh phải thực hiện đầy đủ và bảo đảm an toàn, ngăn nắp, khoa học.

Tuy nhiên, trên thực tế, việc lưu trữ hồ sơ tại Văn phòng đăng ký đất đai chi nhánh Thành phố đang khiến người dân đặt câu hỏi về việc lưu trữ có bảo đảm an toàn và có khoa học.

Ông Trần Đặng Đa Lộc- Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai Chi nhánh thành phố cho biết, TP.Tây Ninh là một trong các đơn vị của tỉnh có số lượng hồ sơ từ các giao dịch bảo đảm cũng như các hồ sơ liên quan đến sang nhượng quyền sử dụng đất khá lớn, trung bình một tháng có khoảng trên dưới 700 hồ sơ giao dịch phải lưu trữ.

Thế nhưng, do hồ sơ lưu trữ bị quá tải diễn ra trong nhiều năm, kho lưu trữ lại quá nhỏ nên Văn phòng chỉ ưu tiên đưa vào lưu trữ trong kho những hồ sơ liên quan đến đo đạc và các hồ sơ quan trọng; đối với những hồ sơ liên quan đến bảo đảm giao dịch được “lưu trữ” tại khu vực hành lang nơi làm việc. “Biết rằng việc lưu trữ hồ sơ như vậy là không bảo đảm, không khoa học và cũng sẽ khá khó khăn khi cần tìm kiếm, và văn phòng cũng đã có ý kiến, kiến nghị với cấp trên nhưng hiện nay vẫn chưa có hướng giải quyết”- ông Trần Đặng Đa Lộc nói.

Nói về tình trạng lưu trữ hồ sơ tại Văn phòng đăng ký đất đai thành phố Tây Ninh hiện nay, ông Nguyễn Văn Nho- Chánh văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường cho biết, hiện không chỉ Chi nhánh Thành phố nằm trong tình trạng thiếu kho lưu trữ, hầu hết các chi nhánh huyện cũng nằm trong tình trạng này.

Nguyên nhân chính do các văn phòng đăng ký đất đai các huyện và thành phố đều đang ở tạm, chung cùng với Phòng Tài nguyên và môi trường địa phương, vì vậy không có kho hoặc có kho nhưng lại quá nhỏ. Trong khi đó, theo quy định về lưu trữ hồ sơ, hầu hết tất cả các loại hồ sơ đều phải được lưu trữ từ 20 năm cho đến lưu trữ vĩnh viễn.

Cũng theo ông Nho, nhằm đảm bảo kho lưu trữ hồ sơ của Văn phòng đăng ký đất đai chi nhánh các huyện và thành phố, Sở Tài nguyên và Môi trường đã trình các dự án xin UBND tỉnh xem xét và cho xây dựng các Văn phòng đăng ký đất đai để có khuôn viên làm việc riêng và có kho lưu trữ, đảm bảo quá trình lưu trữ an toàn, ngăn nắp và khoa học.

Tuy nhiên, tính đến thời điểm này mới chỉ có Văn phòng đăng ký đất đai Chi nhánh Hoà Thành đang được tiến hành xây dựng; đối với Văn phòng đăng ký đất đai Chi nhánh Thành phố, Sở cũng đã xin được kinh phí xây dựng nhưng hiện chưa có quỹ đất để thực hiện dự án.

Với tình trạng này, yêu cầu quá trình lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo an toàn, ngăn nắp và khoa học ở các chi nhánh huyện/thành phố trong tỉnh đều khó thực hiện.

Hoa Lư