Công chức scan văn bản, hồ sơ gốc trước khi thực hiện các bước trong chứng thực điện tử

Từ 1.7.2020, dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia (Cổng DVCQG) được triển khai đồng loạt trên toàn quốc, là một bước tiến lớn trong cải cách thủ tục hành chính (TTHC). Bản sao chứng thực điện tử được ký số, đóng dấu, bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác, có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác và có thể được sử dụng nhiều lần. Nhiều lợi ích, nhưng đây là một thủ tục mới, người dân và kể cả đội ngũ cán bộ, công chức trên địa bàn tỉnh vẫn chưa sử dụng một cách phổ biến.

CHỨNG THỰC ĐIỆN TỬ MỘT LẦN, SỬ DỤNG NHIỀU LẦN

Chiều 13.4, chúng tôi mang theo một số giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ đến bộ phận Một cửa UBND xã Bình Minh, thành phố Tây Ninh để chứng thực bản sao điện tử. Sau khi tiếp nhận yêu cầu giải quyết TTHC của công dân, công chức bộ phận Một cửa xã Bình Minh scan bản gốc và đăng nhập tài khoản của công chức này trên Cổng DVCQG để khởi tạo đường link đính kèm các mẫu scan trình lãnh đạo ký số.

Lãnh đạo UBND xã ký số xong đã nhanh chóng chuyển lại cho công chức bộ phận Một cửa đóng dấu của UBND xã lên bản sao điện tử và trả kết quả giải quyết TTHC về tài khoản đăng nhập Cổng DVCQG của công dân.

Về cơ bản, trình tự giải quyết TTHC chứng thực điện tử được thực hiện như chứng thực truyền thống (bản giấy), công dân không phải chờ đợi lâu để nhận kết quả. Bản sao chứng thực điện tử được ký số, đóng dấu, bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác, có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác và có thể được sử dụng nhiều lần. Đây là một bước tiến lớn trong cải cách TTHC đã và đang được tỉnh chỉ đạo triển khai theo Nghị định 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ về thực hiện TTHC trên môi trường điện tử.

Bà Nguyễn Thị Hồng Huế- Phó Chủ tịch UBND xã Bình Minh, thành phố Tây Ninh cho biết, thực hiện Nghị định 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ cũng như các văn bản triển khai của Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp Thành phố, UBND xã Bình Minh quán triệt đến cán bộ, công chức Tư pháp - Hộ tịch thực hiện chứng thực bản sao trên môi trường điện tử.

Từ đầu năm đến nay, xã đã chứng thực được 91 hồ sơ trên môi trường điện tử. Thực hiện chứng thực điện tử đem lại nhiều lợi ích, giảm thời gian đi lại, liên hệ làm thủ tục. Người dân chỉ cần làm một lần, dữ liệu được lưu trữ trên tài khoản Cổng DVCQG, có thể sử dụng bất cứ khi nào, không tốn thêm chi phí, thời gian. Khi bản sao chứng thực điện tử được sử dụng thông dụng hơn thì điều này lại càng tiện lợi cho công dân.

“Khó khăn của thủ tục này là người dân trên địa bàn xã chưa nhiều người có tài khoản DVCQG. Để đăng ký được tài khoản DVCQG cần có sim điện thoại chính chủ. Trong thời gian tới, xã sẽ tăng cường tuyên truyền trong cán bộ, công chức, nhân dân thực hiện đăng ký sim chính chủ, đăng ký tài khoản DVCQG để thực hiện thủ tục chứng thực điện tử ngày càng nhiều, đạt hiệu quả hơn”- bà Huế cho biết thêm.

Sau khi hoàn thành, bản sao chứng thực điện tử được tự động gửi về tài khoản Cổng DVCQG của công dân.

NÂNG CAO NHẬN THỨC VỀ CHỨNG THỰC ĐIỆN TỬ

Để triển khai hiệu quả chứng thực điện tử cần có những yêu cầu nhất định về cơ sở vật chất, con người. Trước hết là trang bị đồng bộ hệ thống trang thiết bị chuyên dùng như: máy tính, hạ tầng mạng, chứng thư số, máy scan tốc độ cao. Đi cùng với trang thiết bị là khả năng sử dụng công nghệ thông tin trong giải quyết công việc của đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp thực hiện.

Thời gian qua, triển khai kế hoạch của UBND tỉnh, Sở Tư pháp tổ chức tập huấn giới thiệu quy trình nghiệp vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính và kiểm tra tính chính xác của thành phần hồ sơ là bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính cho lãnh đạo phòng, công chức phụ trách văn thư của các Phòng Tư pháp cấp huyện, lãnh đạo UBND và công chức Tư pháp - Hộ tịch và người hoạt động không chuyên trách phụ trách công tác văn thư - lưu trữ của UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh. Đồng thời, cấp tài khoản, cấp quyền thực hiện chứng thực bản sao điện tử cho đội ngũ cán bộ, công chức phụ trách lĩnh vực Tư pháp trên địa bàn tỉnh.

Điển hình tại thành phố Tây Ninh, từ tháng 5.2021, địa phương đã phối hợp các sở Tư pháp, Thông tin và Truyền thông tập huấn cho cán bộ, công chức Tư pháp - Hộ tịch trên địa bàn. Đến nay, cơ bản đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch của Thành phố thực hiện thủ tục chứng thực điện tử tương đối thành thạo.

Thành phố cũng trang bị hệ thống cơ sở vật chất, hạ tầng mạng phục vụ cho công cuộc cải cách hành chính nói chung và chứng thực điện tử, số hoá nói riêng. 10/10 xã, phường được trang bị máy tính để bàn, máy tính xách tay, hệ thống máy scan tốc độ cao.

Từ thực tiễn theo dõi triển khai chứng thực điện tử, bà Nguyễn Thị Thanh Thuý- Trưởng Phòng Nội vụ thành phố Tây Ninh cho biết: “Nhìn chung, cơ sở vật chất, con người bảo đảm tốt cho vận hành thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử.

Thành phố thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn các kiến thức, kỹ năng công nghệ thông tin cho đội ngũ cán bộ, công chức. Khó khăn hiện nay là công dân phải có tài khoản DVCQG, trong khi đó vẫn còn không ít người dân không quen dùng hoặc ít hiểu biết về công nghệ.

Để thực hiện chứng thực điện tử, rất cần tăng cường công tác truyền thông, tuyên truyền, hướng dẫn, trước hết là tạo tài khoản DVCQG. Thành phố đã yêu cầu 100% cán bộ, công chức, viên chức phải có tài khoản DVCQG.

Mặt khác, hiện nay, mới chỉ có một số ít cơ quan, doanh nghiệp chấp nhận hình thức nộp hồ sơ điện tử, còn lại đa số (nhất là các cơ quan hành chính nhà nước) chỉ chấp nhận nộp hồ sơ giấy. Muốn phát huy hiệu quả của chứng thực điện tử, Trung ương cần có văn bản yêu cầu các cơ quan, doanh nghiệp thực hiện tiếp nhận hồ sơ điện tử, tạo điều kiện cho chứng thực điện tử trở nên thông dụng, trở thành xu hướng trong tương lai”.

PHƯƠNG THUÝ