Người dân làm thủ tục lĩnh vực địa chính, thuế tại bộ phận Một cửa thị xã Trảng Bàng. Ảnh Phương Thuý

Hồ sơ tăng đột biến

Phó Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường (TN&MT) Trần Quang Sang cho biết, đầu năm 2022, tình hình “sốt đất” gia tăng, đặc biệt là việc phân lô, tách thửa, bán nền tạo cơn” sốt đất ảo” thời gian qua trên nhiều tỉnh, thành phố, trong đó có Tây Ninh.

Tại Tây Ninh, do tỉnh đang xem xét ban hành văn bản mới quy định về tách thửa, hợp thửa theo hướng siết chặt hơn nên các giao dịch về QSDĐ của người dân tăng nhanh. Tại các chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai (ĐKĐĐ) cấp huyện xảy ra tình trạng quá tải, khi các nơi này tiếp nhận một khối lượng công việc tăng đột biến.

Theo Sở TN&MT, từ ngày 1.1 đến 30.5.2022, tổng số hồ sơ tiếp nhận trong kỳ tại nơi tiếp nhận và trả kết quả qua phần mềm Một cửa của hệ thống Văn phòng ĐKĐĐ là 134.528 hồ sơ, trong đó đã xử lý 128.747 hồ sơ (đúng hạn 124.012 hồ sơ, quá hạn 4.735 hồ sơ), chưa giải quyết là 5.781 hồ sơ (trong  hạn 5.093 hồ sơ, quá hạn 688 hồ sơ). So với cùng kỳ năm 2021 tăng 76,12% (134.528/76.383).

Hiện nay, khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ Văn phòng ĐKĐĐ vừa giải quyết hồ sơ vừa cập nhật cơ sở dữ liệu đất đai theo dự án, vừa đưa vào phần mềm Một cửa nên 100% hồ sơ phải scan chuyển sang dữ liệu số.

Bên cạnh đó, việc bố trí máy móc tại bộ phận Một cửa của UBND cấp huyện chưa được trang bị đầy đủ. Cụ thể, máy vi tính cũ không đáp ứng dung lượng để xử lý hồ sơ; thiếu máy scan, máy in và đường truyền mạng chưa ổn định.

Việc scan dữ liệu đầu vào phần mềm bộ phận Một cửa của UBND cấp huyện chưa thực hiện được dẫn đến công tác liên thông thuế theo quy định trên phần mềm cũng chưa thực hiện. Do đó, việc phối hợp và triển khai thực hiện thủ tục hành chính theo thời gian quy định của bộ thủ tục hành chính chưa bảo đảm và không kiểm tra được việc trễ hạn cơ quan thuế.

Nhận diện sự bất cập

Sở TN&MT cho biết, mặc dù được lãnh đạo tỉnh quan tâm và chỉ đạo sát sao nhưng trong quá trình tổ chức thực hiện việc cấp giấy CNQSDĐ vẫn còn các bất cập như: việc giải quyết hồ sơ cho dân còn chậm trễ, chưa kịp thời; thao tác trên phần mềm Một cửa chưa chính xác; việc phối hợp với ngành Thuế trong thực hiện nghĩa vụ tài chính còn vướng mắc.

Khi thấy rõ các bất cập trên, Sở đã có những chỉ đạo chấn chỉnh toàn hệ thống đối với hoạt động của Văn phòng ĐKĐĐ, nhất là về công tác cải cách thủ tục hành chính. Đơn vị đã tập trung vào kiện toàn tổ chức, chấn chỉnh những bất cập nghiệp vụ chuyên môn chưa thống nhất trên toàn tỉnh, chấn chỉnh cán bộ, nhân viên về tinh thần trách nhiệm, tác phong làm việc.

Đồng thời tăng cường kiểm tra, tăng cường lực lượng xử lý các điểm tồn động cục bộ, cải tiến áp dụng công nghệ thông tin hiệu quả hơn, đặc biệt là khắc phục sự chậm trễ tại khâu trích đo đạc thực địa theo hướng khuyến khích xã hội hoá và tập trung vào việc thẩm định hồ sơ đo đạc.

Với các biện pháp trên, bước đầu đã giảm trễ hạn tại khâu đo đạc nhưng vẫn chưa đáp ứng tình hình hồ sơ tăng đột biến (76,12%). Trong khi đó, năm 2022, nguồn nhân lực của sở này mới chỉ bổ sung tăng thêm 14%, không kịp đáp ứng tăng khối lượng công việc.

Lãnh đạo Sở TN&MT cho biết, các bất cập về hồ sơ đất đai trễ hạn (lĩnh vực đo đạc) như nêu trên đã được khắc phục trong tháng 6.2022 bằng hình thức kêu gọi các đơn vị có chức năng đo đạc tham gia cung ứng dịch vụ cho người dân, nhằm đa dạng hoá các loại hình cung ứng dịch vụ, giảm dần áp lực cho hệ thống Văn phòng ĐKĐĐ, đồng thời tăng cường hoạt động tổ nghiệp vụ xử lý nhanh các hồ sơ tồn ở các Chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ huyện Gò Dầu, Bến Cầu, Tân Biên, Châu Thành.

Sở TN&MT xác định, thời gian qua xảy ra tình trạng tiếp nhận, giải quyết hồ sơ trên phần mềm Một cửa điện tử tại các chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ chưa bảo đảm theo đúng quy định; xử lý, giải quyết hồ sơ không đúng với thực tế giải quyết hồ sơ.

Cụ thể, trên phần mềm Một cửa điện tử thể hiện hồ sơ giải quyết đúng hạn nhưng hồ sơ thực tế giải quyết trễ hạn, hồ sơ đã trả kết quả nhưng trên phần mềm thể hiện chưa kết thúc hồ sơ, không thực hiện đính kèm thành phần hồ sơ vào phần mềm, không điền đầy đủ thông tin người nộp hồ sơ vào phần mềm.

Một nội dung tồn tại đáng lưu ý khác là từ ngày 1.1 đến ngày 30.5.2022, trên phần mềm thể hiện số lượng hồ sơ đã có kết quả nhưng người sử dụng đất chưa đến nhận kết quả tương đối lớn.

Tuy nhiên, qua kiểm tra xác định, đa số các hồ sơ này thực tế đã trả kết quả nhưng do người phụ trách lĩnh vực “không thao tác kết thúc hồ sơ” trên phần mềm. Một nguyên nhân khác dẫn đến tình trạng trên được xác định là do “cơ quan thuế chưa ra thông báo thuế để người sử dụng đất thực hiện nghĩa vụ thuế”.

Ngoài ra, còn có một số trường hợp đến ngày hẹn trả kết quả, người dân đến nhận kết quả nhưng hồ sơ chưa có kết quả giải quyết (đa số do chưa có thông báo thuế, một số trường hợp chưa có giấy CNQSDĐ). Hoặc sau khi có kết quả giải quyết, viên chức trả kết quả không chủ động liên hệ với người dân để yêu cầu họ đến nhận kết quả dù thực tế hồ sơ đã có kết quả…

Đối với các hồ sơ trễ hạn tại Chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ huyện Tân Biên, là do thời gian qua lượng hồ sơ tiếp nhận tại nơi đây tăng nhiều. Mặt khác, đơn vị này vừa thành lập bản đồ chính quy, đang trong giai đoạn thực hiện thủ tục cấp đổi giấy nên phát sinh nhiều thủ tục gộp vào để kèm theo khi cấp đổi.

Bên cạnh đó, cán bộ nơi đây thay đổi thường xuyên nên dẫn đến cập nhật thông tin không đúng. Ngoài ra, việc liên thông giữa phần mềm chuyên ngành về quản lý cơ sở dữ liệu đất đai và phần mềm Một cửa chưa thực hiện được nên vẫn còn tình trạng phải nhập dữ liệu đầu vào trên cả hai phần mềm nên mất thời gian trong khâu tiếp nhận hồ sơ.

Việc liên thông để chuyển thông tin thực hiện nghĩa vụ tài chính bằng hình thức điện tử chưa thực hiện được nên việc phối hợp giữa hệ thống Văn phòng ĐKĐĐ và ngành thuế còn một vài hạn chế. Hiện số lượng hồ sơ đã chuyển qua cơ quan thuế tính đến ngày 24.6.2022 là 15.327 hồ sơ, trong đó hồ sơ trong hạn là 5.545 hồ sơ, quá hạn là 9.782 hồ sơ.

Nguyên nhân và giải pháp khắc phục

Đánh giá về nguyên nhân những bất cập trên, Sở TN&MT xác định rằng, tinh thần trách nhiệm và thái độ của một bộ phận viên chức, người lao động trong thực thi nhiệm vụ còn “thiếu tính phục vụ”, còn có trường hợp viên chức “gây khó” nhân dân. Bên cạnh đó, trình độ nghiệp vụ Chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ huyện Tân Biên, Gò Dầu, Bến Cầu, thị xã Trảng Bàng còn sai sót, phải chỉnh sửa khi thẩm định ký giấy CNQSDĐ.

Ngoài ra, trang thiết bị tại bộ phận Một cửa của UBND cấp huyện còn chưa đầy đủ, nhất là máy scan và máy vi tính tốc độ cao; máy lấy số thứ tự, đường truyền mạng chưa đáp ứng nhu cầu công việc tiếp nhận và trả kết. Một nguyên nhân khác là do hồ sơ đất đai tăng nhanh, khối lượng hồ sơ nhiều, trong khi đó nhân sự tuyển dụng không kịp thời cho giai đoạn đột biến (ngắn hạn).

Việc luân chuyển hồ sơ từ các chi nhánh về Văn phòng ĐKĐĐ tỉnh và ngược lại qua dịch vụ bưu điện còn mất thời gian. Sở TN&MT cũng cho rằng, còn một bộ phận người dân có nhu cầu thực hiện thủ tục hành chính về đất đai nhưng hạn chế nắm bắt quy định, thành phần hồ sơ… dẫn đến viên chức tiếp nhận giải quyết hồ sơ phải hướng dẫn nhiều lần, rất mất thời gian. Ngoài ra, phần mềm chuyên ngành về quản lý cơ sở dữ liệu đất đai đang triển khai thí điểm vẫn còn chưa hoàn chỉnh cần khắc phục.

Trên cơ sở đánh giá trên, Sở TN&MT cho biết, trong thời gian tới, ngoài các giải pháp về kinh tế, động viên và đào tạo nguồn nhân lực, đơn vị sẽ tập trung một số giải pháp như: tăng cường nguồn lực cho hệ thống Văn phòng ĐKĐĐ, bảo đảm được nhu cầu công việc và khả năng cân đối nguồn tài chính tự chủ toàn phần.

Bên cạnh đó, đơn vị sẽ tìm biện pháp chủ động về phương tiện để tự luân chuyển hồ sơ không phải qua dịch vụ bưu điện, đồng thời rà soát chọn lọc thay thế ngay viên chức, người lao động không đáp ứng được yêu cầu đổi mới hiện nay là tinh thần phục vụ.

Ngoài ra, ngành sẽ tiếp tục chấn chỉnh công tác trả kết quả cho dân, bố trí trình tự khoa học hơn, cũng như có biện pháp phối hợp với bưu điện nhắn tin liên hệ người dân đến nhận hồ sơ khi có kết quả hoặc trả bổ sung hồ sơ, nhằm hạn chế hồ sơ trễ.

Phó Giám đốc Sở TN&MT Trần Quang Sang cũng cho biết, sẽ đề xuất Sở Thông tin và Truyền thông hỗ trợ thực hiện liên thông giữa phần mềm bộ phận Một cửa, phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu đất đai và liên thông với ngành Thuế để giảm áp lực trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính về đất đai và đẩy nhanh tiến độ xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai.

Bên cạnh đó, ngành cũng sẽ chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức toàn ngành thực hiện giải quyết, cập nhật hồ sơ, số hoá kết quả giải quyết thủ tục hành chính lên hệ thống một cửa điện tử tập trung của tỉnh đúng quy định và thực hiện nghiêm quy trình, trình tự thực hiện thao tác trên các hệ thống liên quan và tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra công vụ.

Bên cạnh các giải pháp trên, ngành cũng sẽ đẩy mạnh công nghệ thông tin, từng bước thực hiện hoàn chỉnh thủ tục hành chính lĩnh vực đất đai mức độ 3,4 - tiếp nhận, trả kết quả hồ sơ và thanh toán nghĩa vụ tài chính qua dịch vụ công và bưu chính công ích.

Đồng thời phối hợp với bưu điện thực hiện ký kết một số thoả thuận về nhận kết quả qua tin nhắn của bưu điện, kèm theo thư xin lỗi nếu hồ sơ trễ hạn. Hiện nay, Văn phòng ĐKĐĐ đang thử nghiệm thủ tục hành chính đất đai qua dịch vụ công theo hướng dẫn đã ban hành đối với 4 loại thủ tục: đo đạc hồ sơ địa chính, trích lục hồ sơ địa chính, cung cấp thông tin dữ liệu đất đai và thủ tục thực hiện các quyền để cấp giấy CNQSDĐ (đã thực hiện với Hoà Thành, Gò Dầu) và từng bước hướng dẫn người dân làm quen và tự nộp hồ sơ qua dịch vụ công hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

Những kiến nghị cần xem xét

Để khắc phục những hạn chế, Sở TN&MT kiến nghị Tổng cục Quản lý đất đai và Tổng cục Thuế thống nhất cách xử lý xác định nghĩa vụ tài chính về đất đai của hộ gia đình, cá nhân dựa trên thông tin phiếu chuyển đối với trường hợp 1 thửa đất có 2 mục đích sử dụng trở lên thuộc 2 đoạn đường khác nhau. Từ đó hoàn chỉnh tăng tính tiện ích của phần mềm đưa vào thực hiện thống nhất đối với việc liên thông thuế theo quy định.

Đơn vị cũng kiến nghị UBND tỉnh sớm ban hành quyết định thay thế Quyết định số 28/2020/QĐ - UBND ngày 27.7.2020 của UBND tỉnh về diện tích tối thiểu được tách thửa đối với từng loại đất trên địa bàn tỉnh Tây Ninh; phê duyệt chủ trương trang bị máy móc, thiết bị phục vụ công tác tại Trung tâm hành chính công tỉnh, bộ phận Một cửa của UBND các huyện, thị xã và UBND tỉnh cần có ý kiến đối với cơ quan thuế về việc thực hiện nghĩa vụ tài chính cho người dân đúng theo thời gian quy định.

Đối với bộ phận Một cửa của UBND huyện các cấp, Sở TN&MT đề nghị UBND các huyện, thị xã, thành phố quan tâm, có đề xuất cấp trên về máy móc, trang thiết bị, đường truyền mạng và nơi làm việc đáp ứng số lượng cán bộ tham gia thực hiện công tác tiếp nhận và trả kết quả tại Trung tâm hành chính công tỉnh, bộ phận Một cửa của UBND các huyện, thị xã theo quy định của Nghị định số 61/NĐ-CP, đồng thời phối hợp triển khai thực hiện dịch vụ công và bưu chính công ích tại Một cửa để giảm áp lực xử lý hồ sơ quá tải hiện nay và thống nhất quy chế làm việc chung tại Trung tâm hành chính công tỉnh, bộ phận Một cửa của UBND các huyện, thị xã.

Bên cạnh đó, các địa phương cũng tăng cường giám sát công tác lập quy hoach, kế hoạch sử dụng đất, quy hoạch xây dựng; quản lý chặt việc thẩm định nhu cầu chuyển mục đích sử dụng đất sang đất ở, khắc phục tình trạng sử dụng đất không đúng mục đích và tự ý phân lô bán nền, phần nào giảm áp lực  thủ tục hành chính về đất đai.

Đức Tiến