Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Cơ sở dữ liệu này áp dụng với các tổ chức: Sở Tư pháp, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài nguyên và Môi trường, Toà án Nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cục thi hành án dân sự, Công an tỉnh, Hội Công chứng viên tỉnh, các tổ chức hành nghề công chứng, UBND các xã, phường, thị trấn và các cá nhân, tổ chức có liên quan.

Quy chế nhằm quy định việc quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Cơ sở dữ liệu, phần mềm ngăn chặn và cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

Tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã có trách nhiệm khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu đúng mục đích; chỉ sử dụng phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực của tổ chức mình.

Trước khi công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực ký vào văn bản công chứng, chứng thực liên quan đến bất động sản phải trực tiếp tra cứu trong Cơ sở dữ liệu để kiểm tra các thông tin liên quan đến bất động sản chuẩn bị công chứng, chứng thực, gồm: bất động sản bị ngăn chặn, tài sản đã được giải toả ngăn chặn hoặc đã được tổ chức hành nghề công chứng khác, UBND cấp xã khác thực hiện công chứng, chứng thực. 

Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu là nguồn thông tin để công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc tạm dừng việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Sau khi thông tin ngăn chặn, giải toả ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã đưa lên Cở sở dữ liệu công chứng, chứng thực, nếu phát hiện có sai sót về kỹ thuật hoặc nội dung thông tin thì người có trách nhiệm phải báo cáo ngay với lãnh đạo cơ quan và có văn bản gửi Sở Tư pháp để chỉ đạo việc kiểm tra, sửa chữa các nội dung sai sót cho chính xác.

N.D