So sánh các tài liệu với
nhau là một tính năng ít được biết đến của Microsoft Word 2010 nhưng lại thực sự
tiện dụng cho tất cả mọi người, nhất là với những người làm việc với nhiều tài
liệu. Thỉnh thoảng bạn vô tình lưu tài liệu dưới nhiều tên gọi và biến thể khác
nhau, lúc quay trở lại để mở tài liệu cũ bạn lại tìm thấy một số phiên bản của
nó trong khi bạn chỉ cần một tài liệu đầy đủ nhất thể so sánh chúng để có được
một tài liệu duy nhất. Hoặc đôi khi nhiều người cùng chỉnh sửa trên một tài liệu
và muốn tổng hợp lại thành một tài liệu hoàn chỉnh nhất. Đó chính là lúc tính
năng so sánh phát huy tác dụng.
Tính năng so sánh tài liệu
khá dễ sử dụng, để bắt đầu, bạn nhấn vào thẻ Review trên thanh ribbon
chính, sau đó nhấn vào biểu tượng Compare:
Bạn sẽ nhận được một menu xổ xuống như sau:
Chọn Compare… một cửa
sổ sẽ bung ra:
Bấm vào mũi tên ở phần
Original document để chọn tài liệu gốc, làm tương tự cho tài liệu sửa đổi ở
phần Revised document. Khi chọn xong tên của hai tài liệu sẽ hiện ra
trong hộp. Nút mũi tên hai chiều dùng để đổi vai trò của tài liệu gốc và tài
liệu sửa đổi. Bạn có thể tick hoặc bỏ tick để thiết lập các tuỳ chọn so sánh
nhưng tốt hơn nên để mặc định. Nhấn OK để được kết quả:
Kết quả được trình bày trong
toàn màn hình Word ở 4 cửa sổ nhỏ, ta sẽ tìm hiểu chức năng của từng cửa sổ. Bên
trái là cửa sổ Summary tóm tắt những thay đổi giữa hai tài liệu. Tiếp
theo, cửa sổ ở chính giữa màn hình hiển thị tài liệu chứa cả những thông tin gốc
lẫn chỉnh sửa. Cuối cùng, bên phải là 2 cửa sổ hiển thị bản sao của tài liệu gốc
và tài liệu đã sửa đổi.
Bạn có thể nhìn rõ hơn các
cửa sổ ở giữa và bên phải:
Trong đây bạn có thể thấy
những chữ màu đỏ là những sửa đổi mới, trong khi những chữ gạch ngang biểu thị
cho cho việc đã bị sửa chữa.
Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý
đến tính năng Tracking trong thẻ Review đã được bật lên khi bạn sử
dụng chế độ Compare:
Điều này có nghĩa rằng bạn có thể sử dụng tùy chọn này khi so sánh tài liệu. Ví
dụ, nếu bạn nhấn chuột vào Track Changes, rồi Change Tracking Options,
bạn sẽ có được cửa sổ pop-up sau:
Mục đích của các tùy chọn
này là cho phép bạn định nghĩa thuộc tính của những thay đổi được Word ghi nhận
lại khi so sánh hai tài liệu.
Bạn cũng có thể điều chỉnh
cách Word hiển thị những thay đổi trong tài liệu, ví dụ bạn muốn chúng được hiển
thị dưới dạng "bong bóng", nhấn Show Markup, trỏ đến Balloons và
sau đó là Show Revisions in Balloons:
Đây là kết quả có được:
Ngoài ra, dưới mục Change:
Bạn có thể click vào nút
Previous hoặc Next để di chuyển qua lại những thay đổi trong tài liệu
sau đó nhấn Accept để chấp nhận hoặc Reject để từ chối thay đổi ở
mỗi bước mỗi khi di chuyển. Khi đã chỉnh sửa ưng ý, bạn chỉ cần lưu tài liệu
theo cách thông thường để xuất ra sản phẩm hoàn chỉnh nhất.
L.K (st)