Quy định thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông lần này có một số điểm mới so với Quyết định số 2005/QĐ-UBND của UBND tỉnh ban hành lần đầu vào năm 2007.

Giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại UBND xã Thạnh Tân (TP.Tây Ninh).

Bổ sung hồ sơ không quá 1 lần

Theo quy định mới này, các cơ quan, đơn vị phải bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ tại một cơ quan chuyên môn. Do đó, các cơ quan, đơn vị phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong suốt quá trình giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức.

Xin lỗi người dân khi hồ sơ trễ hạn

Theo Quyết định 56, khi thời gian trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trễ so với phiếu hẹn trả kết quả; và khi hồ sơ bị thiếu do lỗi của công chức trong lúc tiếp nhận hồ sơ thì cơ quan, đơn vị phải xin lỗi cá nhân, tổ chức.

Nội dung thư xin lỗi ngắn gọn thể hiện thành ý, nhận sai sót, không đùn đẩy trách nhiệm, không biện dẫn lý do. Thư xin lỗi phải ghi rõ họ tên, chức vụ (hoặc chức danh) người gửi thư xin lỗi, nhận sai sót trong giải quyết hồ sơ của cá nhân, tổ chức (trong trường hợp hồ sơ trả trễ hẹn) hoặc có cam kết thời gian giải quyết cụ thể (nếu hồ sơ chưa xử lý xong).

Công khai rõ ràng các thủ tục hành chính

Để người dân, tổ chức thuận tiện theo dõi, các thủ tục hành chính phải được công khai rõ ràng, đầy đủ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, gồm các thông tin chủ yếu như: Danh mục thủ tục hành chính (kể cả danh mục thủ tục hành chính trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến từ mức độ 3 trở lên);

Nội dung chính của từng thủ tục (gồm tên thủ tục, cấp thẩm quyền giải quyết, thành phần hồ sơ và số lượng mỗi loại, số bộ hồ sơ phải nộp, thời hạn giải quyết và trả kết quả, mức phí và lệ phí thực hiện thủ tục, các biểu mẫu của thủ tục).

Công chức tiếp nhận hồ sơ phải có năng lực

Để hạn chế sai sót có thể xảy ra trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, Quyết định số 56 quy định công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải có kinh nghiệm công tác ít nhất 1 năm trở lên và có năng lực, chuyên môn phù hợp; có phẩm chất, đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm và tính chuyên nghiệp cao; có tác phong, thái độ chuẩn mực, giao tiếp tốt với cá nhân, tổ chức.

Cũng theo quy định này, công chức làm việc tại bộ phận một cửa phải mặc đồng phục trong quá trình thực thi nhiệm vụ.

Tuỳ theo điều kiện, tình hình tiếp nhận hồ sơ, thủ trưởng cơ quan hành chính quyết định số lượng công chức bố trí tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cho phù hợp thực tế. Đối với cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định số lượng công chức, viên chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp huyện trong tổng số biên chế hành chính được giao của địa phương.

Chủ tịch UBND cấp xã quản lý bộ phận một cửa cấp xã

Theo quy định này, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của các sở, ban, ngành tỉnh đặt tại văn phòng hoặc phòng Hành chính của các sở, ban, ngành tỉnh; do chánh văn phòng trực tiếp quản lý.

Đối với UBND cấp huyện, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đặt tại Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện; do chánh văn phòng HĐND và UBND huyện quản lý. Đối với cấp xã, đặt tại trụ sở UBND cấp xã; do Chủ tịch UBND cấp xã quản lý (trường hợp khuyết Chủ tịch UBND cấp xã thì do một Phó Chủ tịch UBND cấp xã quản lý theo sự thống nhất của UBND cấp xã đó).

Phòng làm việc phải thông thoáng

UBND tỉnh quy định rõ, diện tích phòng làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của các sở, ban, ngành tỉnh tối thiểu 40m2; của UBND cấp huyện tối thiểu 80m2 và của UBND cấp xã tối thiểu 40m2.

Tuy nhiên, trong trường hợp trụ sở hiện tại chưa đáp ứng yêu cầu về diện tích, cơ quan được phép dành diện tích nhỏ hơn quy định để bố trí Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và nơi ngồi chờ cho tổ chức, cá nhân, nhưng phải bảo đảm thông thoáng.

Tiếp nhận hồ sơ qua đường bưu chính

Thông thường, cá nhân, tổ chức đến nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của các cơ quan, đơn vị. Quy định này đã quy định cụ thể hơn việc cá nhân, tổ chức có thể gửi hồ sơ qua đường bưu chính đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của các cơ quan, đơn vị theo địa chỉ của cơ quan, đơn vị; hoặc cũng có thể nộp hồ sơ trực tuyến tại hệ thống dịch vụ công trực tuyến trên Cổng/trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị.

Theo ông Lê Trọng Hữu– Phó Giám đốc Sở Nội vụ, Quyết định 56 ban hành sẽ phần nào tháo gỡ những hạn chế, bất cập trong thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan, đơn vị trong thời gian qua. Đồng thời, nó sẽ góp phần nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính, hướng tới phục vụ người dân tốt hơn.

D.P